Præsentationsteknikker til mundtlig og skriftlig præsentation
Præsentationsteknikker kræver selvfølgelig noget forskelligt, alt efter om du skal præsentere dig og dit budskab mundtligt og selv er til stede, eller om du skal præsentere dig selv på skrift.
Men to ting er vigtige i din præsentationsteknik, uanset præsentationsform:
- Du skal tilpasse dit indhold efter, hvad målgruppen har brug for at vide
- Du skal sikkert kende din målgruppe bedre, end du er klar over
Alt efter det emne, du skal gennemgå, kan du bruge din viden om målgruppen til at besvare de her spørgsmål:
- Hvilken del af dit budskab vil have den største betydning for målgruppen?
- Er de i overvejende grad interesseret i at høre om dit emne, eller læser eller lytter de primært, fordi de er nødt til det? Eksempelvis når de undersøger forsikringer, pensioner eller banklån
- Hvilke af dine fagord kan du ikke forvente, at målgruppen selv ville bruge? Hvilke ord kan du bruge i stedet?
- Er der et konkret tidspunkt i målgruppens liv eller hverdag, der vil blive lettere for dem, efter de har lyttet til dit budskab? Hint: Det er netop her, du skal kommunikere ud fra, for her kan du bedst ramme deres opmærksomhed
- Er din målgruppe mest interesseret i følelser, fakta, udbytte eller underholdning?
Især spørgsmål 4 er vigtigt. For uanset hvor vigtigt dit budskab er, begynder og slutter alle menneskers verden med dem selv. Og tit kræver det ikke så meget for dig at finde en enkelt detalje i din målgruppes liv, du kan vinkle en af dine pointer ud fra, og så er du i gang.
Tag stilling til, hvilket budskab målgruppen skal huske dig for. Det gælder uanset om du skal holde et oplæg på 3 minutter, et foredrag, eller du skal skrive en tekst.
Mange tror fejlagtigt, at målgruppen har brug for meget mere om et emne, end tilfældet er. Derfor kommer de til at kommunikere lige så detaljeret, som hvis målgruppen var deres egne fagfæller. Og vores lyttere eller læsere har næsten aldrig brug for alle de oplysninger, vi har om et emne.
Selv hvis du underviser, vil dine kursister som regel kun have brug for at forstå en lille del af det, du ved. Og eftersom de måske hører om emnet for første gang, kan det være meget mere værd for dem at kunne forstå – og evt. håndtere – den lille del end at få den brede gennemgang uden at blive i stand til at kunne agere på den.
Vigtige præsentationsteknikker, når dit oplæg er mundtligt
Holder du dit oplæg mundtligt, skal du selvfølgelig udnytte alle de fordele, du har, ved at være i samme rum som dit publikum:
- Vær personlig i din præsentation
- Sæt ord på det, der sker i rummet
- Hav øjenkontakt, når det kan lade sig gøre
- Varier din stemme, så du ikke bliver for monoton
- Suppler evt. dit oplæg med en kort video eller lydbid for at variere din præsentation yderligere
- Referer til noget, tilhørerne tidligere har sagt eller spurgt om
Når du ikke kan gemme dig bag en skærm eller et papir, er dit kropssprog vigtigere, end du sikkert er klar over.
Derfor
- Rank ryggen
- Stå med front mod publikum
- Vær bevidst om dine arme. For har du armene over kors, eller piller du ved dit tøj eller dine hænder, fremstår du lukket eller usikker
- Vær bevidst om din vejrtrækning, så du bevarer roen, og dit budskab bliver mere overbevisende
Når du fremlægger noget mundtligt, får du lettere ved at fange og fastholde tilhørernes opmærksomhed, ved at supplere dine ord med en grafisk præsentation. Evt. i form af en prezi- eller en powerpoint-præsentation. Grafik og billeder understøtter dine ord, og samtidig kan du slå dine vigtigste pointer fast.
Fat dig i korthed, og gør budskaberne overskuelige. Din præsentation skal på ingen måde være et referat af det, du siger. Grundreglen ”less is more” gælder især her. Får du brug for at skrive mere end en – maks. 2 – pointer på et slide, så gør det i en punktopstilling eller via grafiske elementer, så læserne ikke oplever, at de skal sidde og læse. For gør de det, holder de op med at lytte efter, hvad du siger.
Overvej at få en grafiker til at lave præsentationen for dig.
Når du forbereder dig, så krydstjek præcist hvilket arrangement, du er inviteret til.
For selv om det burde være oplagt, at tilhørerne er kommet for at lytte til dig, kan du også være oppe mod andre dagsordener. Måske er du en del af et samlet program, og for nogle af tilhørerne kan andre dele af programmet være deres primære grund til at deltage.
Det kan også være, at du er en del af en konference, eller at flere af deltagerne primært deltager for at netværke før og efter oplægget. Er det tilfældet, skal du især være opmærksom på punkt 4 i mine indledende målgruppespørgsmål og vælge en detalje i målgruppens liv, du kan fange dem med.
Lov også gerne et konkret udbytte ved dit oplæg, eller indled med et spørgsmål, som du venter med at besvare, så du gør tilhørerne nysgerrige.
Har du ofte brug for at fremlægge et budskab mundtligt, eller vil du gerne lære at holde foredrag, anbefaler jeg et kursus i præsentationsteknik eller personlig gennemslagskraft.
Deltager du i møder med en eller få andre deltagere?
Så overvej grundigt, om det er en god ide at tale ud fra en forberedt præsentation. For det bliver nemt til en monolog, og det reducerer dine muligheder for at inddrage den anden eller de andre i en mere lige dialog, hvor du kan lytte til deres verden og kan tilpasse dit budskab.
Samtidig vil deltagerne på mødet ofte se på dine slides frem for at have øjenkontakt med dig. Og medmindre du har brug for at gennemgå modeller eller andet, hvor dine egne ord kommer til kort, vil det sikkert være mest hensigtsmæssigt for dig, at I kigger på hinanden.
Det betyder selvfølgelig ikke, at du ikke skal forberede dig til mødet.
Skriftlig præsentation af dig selv
Skal du præsentere dig selv eller et emne på skrift, skal du være opmærksom på, at din tekst skal ramme dine læsere så godt, at de både får lyst til at læse, og at de bliver ved med at læse.
For mister de koncentrationen, opdager du det ikke. Så skimmer de bare resten eller holder helt op med at læse. Og medmindre din målgruppe har en særlig interesse for dit virke, vil du sikkert blive overrasket over, hvor meget det kræver at fastholde deres interesse. Især fordi dine læsere oftest er mere interesseret i at læse om sig selv, eller hvordan det, du vil fortælle om, vil påvirke deres liv.
Brug derfor disse særlige skriveteknikker til din præsentation:
- Skriv “du” – oftere end du skriver “jeg”
- Vurder alle dine oplysninger ud fra, om de er relevante for din læser, eller hvordan de kan blive det
- Skriv kortfattet. Henvis evt. til en uddybning andre steder. På den måde bevarer du kontrollen over, hvad læseren som minimum læser
- Skriv overskrifter, der motiverer læserne til at læse videre
En skriftlig præsentation, der volder mange problemer at skrive, er Bag-om-siden på hjemmesiden. Særligt her er det meget vigtigt, at du har helt styr på din målgruppe. For der kan være stor forskel på, hvad forskellige kunder gerne vil vide.