Ord er magt
På mange måder.
Blandt ift. at
- skrive aftaler, så læserne kan forstå dem
- flytte læserens fokus
- få læserne til at gøre det, du vil have dem til
- skrue op og ned for konflikter
De sidste 2 punkter ser vi ofte i e-mails. Også selv om det nogle gange er utilsigtet.
Nogle gange misforstår vi indholdet, og stemningen bliver hurtigt anspændt, hvis opgaver eller ansvar skal fordeles på skrift.
Derfor er det lige så vigtigt at koncentrere sig, når vi skriver e-mails, som når vi skriver andre typer tekster.
Det får du lige et crash-kursus i:
- Er der et problem i mailen, er det oftest en fordel at tale med personen i stedet for at skrive en mail – eller som minimum vente en time og læse mailen igen, før du sender den
- Skriv så kort, at læseren let kan forstå indholdet, og gør det tydeligt, hvad du vil have ham til at gøre. Brug evt. overskrifter og punktopstillinger. Skriv også gerne, hvornår du forventer, at opgaven er løst
- Undgå “man” og passive former, og skriv tydeligt, hvem der skal gøre hvad
- Overvej nøje, hvor mange modtagere du skriver på
- Ram målgruppen – både ift. hvordan du vægter og vinkler indholdet og ift. dit ordvalg
For noget tid siden fik jeg mulighed for at se, hvor stor forskel disse tips (+ nogle flere) kunne gøre i praksis.
Her holdt jeg 2 workshops for Banedanmark i netop det. På workshop 1 gennemgik vi eksisterende mails, og hvordan de kunne have været strammet op. Og på workshop 2 gennemgik vi deltagernes nye mails og så, hvor meget bedre de allerede var blevet.
Jeg var heldigvis ikke ene om at se effekten:
Undgår konflikter med tydelige mails
“Forløbet med Majbritt var supergodt. Hendes autoritet og fagkompetencer gjorde en stor forskel, og vi havde ikke selv kunnet løfte opgaven.
Især var det godt, at vi gennemgik vores egne mails på begge workshops og fokuserede på vores egen dagligdag. Allerede efter første workshop begyndte jeg og medarbejderne at bruge det, vi havde lært. Og flere ringer nu i stedet for at sende en mail, så vi undgår, at mails “cykler rundt” i lang tid.
De får også tit deres kolleger til at læse nogle af deres mails igennem, før de sender dem, ligesom det er blevet tydeligere for dem, hvornår de ikke skal gå ind i en diskussion.
Selv er vi jo ikke objektive, og vi kan ikke læse vores mails, som om vi ikke har fagligheden. Så det var godt, at Majbritt så vores mails udefra. Hun pointerede, at det skal være tydeligt i mailen, hvad læseren skal gøre, og hvad tidsfristen er, samt de sproglige nuancer.
Eksempelvis forskellen på at skrive “du skal” i stedet for mere bløde vendinger, der gør budskabet uklart.”
Morten Pedersen
Sektionsleder for Cyber- og Informationssikkerhed, Banedanmark
Du får lige 2 bonustips:
- Overvej, hvilke mails du ikke skal sende fredag over middag
- Udnyt din mailsignatur, så du præsenterer dig professionelt, og læseren får din relevante kontaktinfo
Det sidste er en virkelig effektiv måde at forbedre samarbejdet på. Og mailsignaturen skal kun sættes op én gang. Så her er virkelig tale om et quickfix.
Sågar et quickfix, du måske kan profitere af 50 gange dagligt – alt efter, hvor mange mails du sender.