Få det fulde udbytte af din mailsignatur
Hvor mange mails sender du hver dag?
Formentligt mellem 20 og 100.
Hvis du i gennemsnitlig sender 50 eksterne mails dagligt, har du 50 markedsføringsmuligheder. Mange udnytter ikke disse muligheder optimalt. Det gør du forhåbentligt lige om lidt.
Metoden er så simpel, at den hverken kræver en kreativ tekstforfatter eller andre markedsføringsrådgivere, og den konflikter ikke engang med spamlovgivningen. Det kommer jeg ind på senere.
Hvad skal du skrive i din mailsignatur?
Du kan skrive en række relevante oplysninger ind i din e-mailsignatur.
Eksempelvis:
- Fulde navn (og evt. kaldenavn)
- Stilling
- Telefonnummer og eventuelt træffetid
- Mailadresse
- Virksomhedens navn, hvis der kan være tvivl om navnet, eller hvordan det staves
- Link til virksomhedens hjemmeside
- Link til bookingsystem
- Link til sociale medier
Du kan også inkludere logo og et billede af dig selv.
Hvilke oplysninger og hvor mange du vil inkludere, afhænger af, hvor formel din mail skal være.
Særligt virker det meget formelt, hvis du laver en autosignatur fyldt op med formalia, og du gentager den i alle dine mails og ikke kun den første. Og kommunikerer du primært med unge, private eller andre, der kommunikerer meget uformelt og underskriver sig selv som Mette eller Poul skaber det nemt en distance.
Omvendt er ”Mette” og ”Poul” en totalt killer i B2B-markedsføring, fordi disse hilsner er alt for uformelle.
Du skal også overveje både din målgruppe og profil, før du linker til sociale medier. Og link helst kun til et. Jo flere links du inddrager, jo sværere bliver det for modtageren at afkode, hvilket medie der er dit primære. Og jo flere valg du giver din læser, jo mindre vil han formentligt klikke på.
Samtidig vil nogen opfatte dig som useriøs, hvis du linker til facebook, mens andre vil opleve en afstand, hvis du linker til LinkedIn eller X.
Eksempler på mailsignaturer
Anne Kirstine Jensen (Stinne)
Markedsføringsansvarlig
Den lune frokost
23 56 43 99 (bedst mellem 9 og 12)
akj@denlunefrokost.dk
Instagram-ikon (link)
Bo Madsen
Privatrådgiver
(Billede indsættes)
bo@denlokalebank.dk
Den lokale bank
Denlokalebank.dk
54 98 00 23
Book rådgivning her (link)
Mads Thorsen
Ekspert i personlig effektivitet
Connect på LinkedIn (link)
Boksen, Havnegade 2, Vejle
Telefon: 65 23 88 22
effektivisermed@madsthorsen.dk
www.madsthorsen.dk
Er du kunde, kan du booke en session her (link)
Vær opmærksom på, at nogle mailsystemer kan indstilles, så man ikke ser billederne. Eksempelvis outlook.
Derfor kan du ikke linke til hjemmeside fra logoet i mailsignaturen og regne med, at alle har set det.
Du kan have flere forskellige signaturer, alt efter om du indleder mailkorrespondancen eller besvarer eller videresender en mail.
Og netop fordi du kan operere med flere forskellige mailsignaturer, kan du indstille signaturen, så du eksempelvis kun har navn + telefonnummer i bunden af mailen, når korrespondancen er i gang.
Hvis du vurderer, at din primære målgruppe vil sætte pris på at se et billede af dig, kan du derfor også nøjes med at have det med i den første mail.
Mailsignaturen gavner din markedsføring af 2 grunde:
1. Du forebygger, at modtageren skal lede efter dit telefonnummer efter at have læst mailen. Samtidig er der en signalværdi i at vise dit telefonnummer. Nogle er bevidst meget tilbageholdne med at vise deres telefonnummer, fordi de ikke ønsker at blive forstyrret. Heller ikke af kunder. Og skjuler du dit telefonnummer, kan nogen derfor tro, at det også er bevidst af dig
2. Du fremstår mere formel og dermed mere professionel
Det er ikke ulovligt at have en professionel mailsignatur
Hvis du arbejder med markedsføring, ved du sikkert, at det er ulovligt at sende ”uanmodede elektroniske henvendelser med henblik på markedsføring”. Dette er primært relevant i forhold til e-mailmarkedsføring og er en af flere grunde til, at så mange virksomheder gør det attraktivt at få læserne til selv at tilmelde sig deres nyhedsbreve. For på den måde sikrer de sig retten til at sende mails til dem fremover. Også mails med markedsføring.
Men forbrugerombudsmanden har åbnet op for, at du viser logoet eller har en neutral henvisning til hjemmesiden i mailsignaturen.
Neutral betyder, at må du på ingen måde må inkludere tilbud eller andre former for markedsføring, når du deler linket. Men hvad der menes med ”andre former for markedsføring” præciseres ikke. Herunder om du må dele et link til et blogindlæg, en video eller lignende.
FAQ om mailsignaturer
Hvad er en email signatur?
En email signatur er de faste oplysninger, du afslutter din email med.
Hvordan laver man en email signatur i Outlook?
Tryk “Ny mail”
Tryk “Signatur”
Skriv din autosignatur og gem.
Hvad er formålet med en professionel mailsignatur?
Med en professionel mailsignatur giver du modtageren alle de informationer, du forventer, vedkommende kan få brug for. Eksempelvis din titel, telefonnummer og linket til din LinkedIn-profil. Du viser, at du gerne vil have kontakten og sætter dig i læserens sted. Et konkret bevis på ”læseren eller kunden i centrum”, som ellers let bliver en floskel.
Samtidig undgår du, at modtageren bliver irriteret over selv at skulle finde dit telefonnummer.
Hvilke oplysninger bør altid være med i en mailsignatur?
Jeg anbefaler, at du har to forskellige mailsignaturer, så du kun deler alle oplysninger i mail 1.
Her kan du skrive dit fulde navn, titel, afdeling, virksomhedsnavn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse og linke til virksomhedens hjemmeside og din LinkedIn-profil. Du kan også vise virksomhedens logo og måske et billede af dig selv.
I de efterfølgende mails anbefaler jeg udelukkende dit navn og telefonnummer, for at mailsignaturen ikke bliver for lang.
Hvad bør man undgå at inkludere i sin signatur?
Du skal undgå alt, der ikke matcher dit firmas brand og prioritere hårdt, hvilke oplysninger din læser skal fokusere på. Derfor skal du dele så få links som muligt.
Indsætter du et billede af dig selv, skal det være i lav opløsning, da store billeder kan være svære at modtage.
Hvordan kan man bruge mailsignaturen til branding?
Du brander dig 2 gange med en professionel mailsignatur. Dels er der en signalværdi i, at du gør det let for andre at få kontakt med dig. Dels kan du skabe genkendelighed ved at bruge virksomhedens farver, skrifttyper og logo.
Med en kort tagline kan du også gentage, hvad du vil huskes på, og du kan linke til hjemmesiden og få yderligere trafik her.
Skal man have forskellige signaturer til forskellige formål?
I større virksomheder er det en god ide at have en signatur til internt brug og en til eksternt brug. Du kan også bruge flere forskellige signaturer alt efter sæsonen, hvis det matcher firmaets brand.
Uanset firmastørrelse er det god stil at skrive i mailsignaturen, hvornår du har planlagt ferie eller andet fravær, så andre kan planlægge efter det.
Hvilken rolle spiller design og layout i en mailsignatur?
Jo tydeligere en rød tråd, du har på tværs af kanaler, jo mere professionel fremstår du, og jo lettere får læserne ved at huske dig og firmaets visuelle brand. Derfor bruger mange virksomheder også deres logo og firmafarverne i mailsignaturen.
Bør man inkludere sociale medier og links i signaturen?
Et link til hjemmesiden er næsten altid en god ide, fordi du skaber gratis trafik og gør det let for læseren at finde supplerende info. Har du flere hjemmesider, kan du enten have flere forskellige mailsignaturer, alt efter hvilken hjemmeside der er relevant, eller du kan prioritere, hvilken hjemmeside der er mest egnet til formålet. Jo flere links du deler, jo mere forvirret bliver læseren. Derfor skal du kun linke til en hjemmeside.
Selv om du er aktiv på flere sociale medier, skal du også her prioritere hårdt, hvilke du linker til. Udover at du ikke skal forvirre læseren med for mange links, skal du også kun linke til de profiler, der er relevant for målgruppen. For mange er det relevant at linke til Instagram eller LinkedIn.
Er det en god idé at tilføje et profilbillede eller logo?
Som udgangspunkt ja. Især i den første mail.
Billedet styrker relationen, hvilket har stor betydning, når relationen er vigtig for samarbejdet eller i brancher med lange kunderejser. Sørg for, at dit billede er i lav opløsning.
Logoet gør, at din mailsignatur ser professionel ud, og du styrker brandet, hver gang du viser logoet i professionel kontekst.
Hvilke værktøjer findes der til at lave og styre mailsignaturer?
Du kan bruge værktøjer som WiseStamp og HubSpot Email Signature Generator til at sikre ensartede signaturer i virksomheden.
Hvad er forskellen på en personlig og en virksomhedssignatur?
En virksomhedssignatur er ensartet og professionel og viser virksomhedens brand – både med farver og logo. Du kan bruge en virksomhedssignatur i både store og små virksomheder og jeg som soloselvstændig.
En personlig profil indeholder et minimum af logo m.m., hvis noget overhovedet.
Jeg har sat min gmail op til at have flere adresser den kan sende fra og hver adresse har sin egen signatur. Det er praktisk og jef behøver ikke at skulle vælge den relevante signatur.
Kender ikke lige detaljerne i gmail, Jens, men det lyder smart!