Kapitel 2 – Planlæg dit firma, så det passer til dig

 

”Your life does not get better by chance. It gets better by change.”

Jim Rohn, amerikansk iværksætter og forfatter

 

Når du har helt styr på hjemmefronten, hedder næste skridt en god og stabil plan for dit firma. Du har sikkert lagt en forretningsplan tidligere, men vi tager den lige igen. Måske har du overset noget.

Hvordan skal din karriere forme sig? Hvordan følger du dit fokus?

Fokus er et af de gode nøgleord på vejen til succes. Du skal hele tiden vide, hvor du vil hen. Så kan du meget lettere tage stilling til, om de projekter, du bliver tilbudt, vil hjælpe dig på rette vej.

Jette Rasmussen er indehaver af Iværksætteruddannelsen i Nordjylland, som de første 3.800 iværksættere allerede har deltaget på. Hun har om nogen et godt indblik i, hvad der kendetegner dem, der får succes.

Jette Rasmussen
Jette Rasmussen

”Dem, der lykkes, er drevet af passion og gåpåmod. Når jeg rådgiver dem, er jeg jo lidt djævlens advokat, og dem, der står fast på deres ide, når jeg stiller mine kritiske spørgsmål, er som regel også dem, der får succes. Dem, der ikke klarer den, er også tit passionerede, men nogle gange så euforiske over at ville være selvstændige, at de glemmer at lave de nødvendige regnestykker eller udarbejde en forretningsmodel over, hvordan de konkret vil tjene pengene. Selv om drivkraften i vores firma skal være følelser, skal vi handle på fakta,” fortæller hun.

Så hvis du læser med endnu, er du sikkert blandt dem, som vil få succes. Du kunne også være stået af i kapitel et, fordi du blev provokeret af, at jeg også har været djævlens advokat.

Jette Rasmussen fremhæver desuden, at det er et stort problem, at mange selvstændige knokler sig selv trætte, fordi de vil gøre alt perfekt, ikke uddelegerer opgaver nok, fylder deres kalender med aktiviteter, der tager energi i stedet for at give energi, og mangler gode rutiner og struktur.

Læg retningen for dit firma

Vi tager lige nogle spørgsmål for at få styr på fundamentet og på, hvordan din ide bliver en rigtig god forretning, før vi ser på markedsføring, salg og vækst.

Præmissen for mine forretningsmetoder er, at vi skal tjene mange penge. Men da penge er et diffust mål, skal dit fokus i stedet være på:

  • Hvad vil du ændre for din målgruppe?

  • Hvilken målgruppe kan du bedst hjælpe?

  • Hvad er målgruppens største problem?

  • Er der delproblemer rundt om det egentlige problem, du kan/skal hjælpe dem med at løse først? Eksempelvis målgruppens egen overbevisning?

  • Hvordan kan du skabe mest værdi for dine kunder?

  • Hvem er dine konkurrenter?

  • Hvor er du stærkere end dine konkurrenter? (Læs mere i kapitel 6)

  • Har du de faglige kvalifikationer, du har brug for?*

*De fleste selvstændige, jeg har kontakt med, har de faglige kvalifikationer. Mange har ligefrem taget mange flere kurser, end de behøver, for at være helt sikre. Hvis du også har det, så er det netop nu, du i stedet skal fokusere på dit firma. For det er sjældent antallet af kurser eller uddannelser, der afgør, om du får succes. Men om du kan lave en strategisk plan, følge den og sælge dine ydelser.

Omvendt møder jeg nogle gange selvstændige, der vil løse problemstillinger med metoder, de har udviklet primært på baggrund af deres egne erfaringer. Hvis det lyder som dig, skal du være ekstra opmærksom, når du laver din forretningsplan. For det kræver mere at markedsføre og sælge erfaringer end faglig viden og dokumenterede resultater. Jeg havde ytret mig om salg og priser i flere år, før jeg begyndte at sælge salgsrådgivning. Fordi jeg – især i starten – netop tog udgangspunkt i egne erfaringer. I takt med at jeg nu sælger mere og mere salgsrådgivning og holder foredrag om salg, taler jeg nu også med udgangspunkt i andres erfaringer. Og derfor er det lettere at sælge nu.

Hvis du vil drive dit firma ved at løse et problem, du selv har haft inde på livet, skal du passe på, at du ikke får så meget sympati med målgruppen, at du ikke kan få dig selv til at tage dig ordentligt betalt.

Hvis jeg må være lidt grov, ser jeg desværre tit eksempler på, at gode koncepter i denne kategori sælges så billigt, at de minder mere om velgørenhedsarbejde end om en reel levevej. Fordi indehaveren enten tjener meget få penge eller måske slet ingen. Det er fint for mig, hvis du vil hjælpe andre stort set gratis. Så skal du bare være bevidst om, at det er det, du gør.

Det er de færreste, der investerer lige så mange ressourcer i deres næsten gratis arbejde som i deres lønnede arbejde. Derfor bliver produkterne ikke altid videreudviklet og forbedret så godt, som de kunne blive, og indehaveren kommer til at bruge meget tid på at løse alle opgaver selv for at spare specialhjælp eller andre udgifter. Altså tid, vedkommende kunne have brugt på at hjælpe målgruppen. Og derfor ender slutproduktet med at blive dårligere, end hvis vedkommende fra starten af havde sat priserne højt nok.

Når du har svaret på spørgsmålene, har du din primære retning, der kan inspirere dig til endnu bedre ydelser. Og hvis du skaber værdi nok, plejer det med pengene at løse sig selv. Læs mere om salg og prissætning i Selvstændiges guide til flere penge og om salg i kapitel 4 i denne bog.

Længe har fokus været på, at jo smallere niche, du henvender dig til, jo bedre. Og jeg er enig i, at en smal niche til en vis grænse er en fordel. Men jo smallere din niche er, jo mere afhængig er du af, at mange fra målgruppen køber nok hos dig. Og det er sjældent nok, at noget i teorien kunne blive en god forretning. I praksis er der meget, der skal flaske sig på en gang, for at kabalen går op. Jo mere optimistisk du er, når du snævrer din målgruppe ind, jo mere satser du. Omvendt kan du også være så bred, at ingen føler sig ramt.

Tilpas din forretning efter dine egne grænser

Der er mange forskellige måder at drive forretning på. Den ene er ikke nødvendigvis bedre end den anden. Det interessante er, hvordan det passer bedst til dit temperament, din private situation og især dit ambitionsniveau. Så du har overskuddet til at hjælpe dine kunder bedst muligt.

Stil derfor dig selv (og din familie) de her spørgsmål. Så kan du bedre tilrettelægge dine ydelser og forretningsbetingelser, så de passer til jer:

  • I hvilket tidsrum vil du stå til rådighed for dine kunder?

  • Kan du kontaktes udenfor dette tidsrum? I så fald via hvilke kanaler?

  • Hvor mange ugers ferie vil du holde om året?

  • Kan du holde ferier på tidspunkter, hvor det passer bedst ind i forhold til både dine kunder og din familie?

  • Er der tider, hvor du aldrig vil holde ferie?

  • Er der tider, hvor du vil tilstræbe at holde al din ferie?

  • Kan du organisere det, så du holder helt fri i din ferie og i weekender (altså hvor du slukker for din telefon og mail)?

  • Hvor vigtigt er det at kunne holde helt fri?

 

Der er både en service overfor kunder i at være tilgængelig i videst muligt omfang, når de har brug for dig, og der er økonomi i at holde fri i de døde perioder. Samtidig kan det betyde, at du kommer til at holde ferie, når det er dyrest. Eller når dem, du skal holde ferie med, ikke holder fri.

Men hvis du organiserer dig, så du stort set står til rådighed for kunder hele tiden, har det selvfølgelig en pris for dit privatliv. Det er helt op til dig, hvor stor en pris du vil (og kan) betale privat for at styrke dit firma. Men hav i baghovedet, at der er en øvre grænse for alle. Og hvis du over længere tid giver mere, end du har at give af, kommer du i sidste ende også til at skade din virksomhed og dig selv. For du gavner ingen, når du er slidt op. Derfor er det vigtigt at være realistisk om, hvor din grænse går, og hvor længe du kan holde til et pres.

Læg et realistisk budget

En vigtig del af din plan hedder penge. Derfor skal du vide, hvad det vil koste i tid og andre ressourcer at føre dine ideer ud i livet. Så du kan tage stilling til, hvad din ydelse skal koste, hver gang du får en ny ide. Og om din målgruppe vil betale det. Eller hvordan den kan motiveres til det.

Spørg dig selv:

  • Hvad vil du have i løn nu? Om fem år?

  • Hvilke udgifter har din virksomhed?

  • Både nu og om fem år?

  • Hvor mange penge har du brug for for at kunne sætte de ideer i værk , som du forhåbentlig får af at læse denne bog, + eventuelt andre ideer, du også har på tegnebrættet?

  • Hvornår skal de ideer sættes i værk?

  • Er efterspørgslen på dine ydelser så stor, at du kan leve af dit firma på fuldtid, eller vil du køre firmaet på deltid og lave noget andet ved siden af?

 

Som inspiration til, hvad der koster, når du driver en professionel virksomhed, får du lige nogle stikord her. Skriv, hvad udgiften koster dig på årsplan.

Punkterne markeret med fed er i mange brancher ikke nice to have, men need to have.

Ja, det løber op:

Specialisthjælp/rådgivning

  • Bogføring
  • Revision
  • Korrektur
  • Mentor
  • IT-hjælp
  • Personlig assistent
  • Advokat
  • Tekstforfatter
  • Fotograf

 

Markedsføring

  • Logo
  • Øvrig grafisk identitet
  • Tegninger tilpasset dit firma
  • Hjemmeside (opsætning + løbende justering + hosting)
  • Foldere
  • Giveaways
  • Julegaver til kunder og samarbejdspartnere

Transport

  • Firmabil
  • Tog
  • Taxa

Kontor

  • Husleje
  • Kontormøbler
  • Printer + printerpatron
  • Computer (eventuelt både stationær, bærbar og iPad)
  • Telefon (eventuelt både fastnet og mobil)
  • Telefonforbrug
  • Internet
  • Kuverter
  • Frimærker

 

Diverse programmer til

 

Netværk

  • Gebyr til netværk
  • Netværksmiddage og frokoster
  • Transport til disse

 

Diverse

  • Messeudgifter
  • Efteruddannelse
  • Forsikringer
  • Faglitteratur

Husk lige den private ønskeliste, selv om den hører ind under et andet budget. Den er også med til at motivere dig. Hvad vil du uddelegere i privaten? Både nu og på længere sigt.

  • Hjælp til alt manuelt arbejde, herunder rengøring

  • Fast aftale om at få hentet børn

  • At få leveret dine indkøb

  • Bestille mad udefra, når I får gæster

  • Aftale med renseri

 

Skriv gerne flere punkter på.

Hvis du vil stå bare nogenlunde stabilt i din virksomhed, kræver det som minimum en startkapital på 30-50.000 kroner, og ja, det er lavt sat. Selv hvis du ikke har varelager eller personale og kun sælger viden eller behandlinger.

Så hvis du er i startfasen og synes, det er svært, kan det være, at du har investeret for lidt i at komme i gang. Det kan du heldigvis nå at justere.

Ja, du skal købe hjælp

Måske tænker du nu, at flere af de punkter, jeg har markeret med fed, kan du lige selv lave indtil videre. Men det skal du ikke. For som virksomhedsejer vil der altid være flere muligheder, end du kan nå at føre ud i livet, og du skal fastholde dit fokus på målet og ikke på detaljerne. Derfor skal du uddelegere en masse af dine delopgaver til nogen andre.

En af grundene til, at succes avler succes, er netop, at jo flere penge du tjener (eller investerer andre steder fra), jo mere kan du uddelegere. Og det er der en række fordele ved.

De opgaver, der er så avancerede, at de kræver specialkompetence, løses professionelt. Så fremstår du mere professionel og behøver ikke at arbejde så hårdt med dit salg og markedsføring. For det er bare lettere at tiltrække kunder, når du fremstår professionel.

Jeg er lidt ked af at gå i rette med det populære Pippi Langstrømpe-citat ”Det har jeg ikke prøvet før, så det klarer jeg helt sikkert”, men jeg gør det alligevel. Som citatet fremstår i sin oprindelige kontekst, nemlig en børnebog, er det fantastisk, og hvis vi havde fulgt Pippi som voksen, var hun sikkert blevet en succesfuld serieiværksætter. Og ukueligheden i citatet bakker jeg op om, for vi skal stole på os selv og vores ideer. Men vi skal også gennemtænke ideerne, før vi fører dem ud i livet, og lade være med at tro, at vi nemt kan løse en opgave godt nok til, at vi kan bruge resultatet professionelt. Mange opgaver kræver både faglige kvalifikationer og erfaring, for at du får succes med dem.

Du kan måske godt løse nogle af de mere kedelige rutineopgaver fagligt forsvarligt, men omvendt kan du frigive din energi, tid og fokus til noget andet ved også at uddelegere dem. Så du kan skabe værdi i din virksomhed, nå flere kunder og dermed tjene endnu flere penge.

Du vil kunne løse flere opgaver indenfor dit kerneområde, og du bliver dermed endnu bedre til det og kan igen tage dig endnu bedre betalt. Jeg taler desværre jævnligt med selvstændige, der lader kunderne stå og vente, eller som ikke får sat vitale aktiviteter i gang, fordi de sidder og nørder med regnskab eller andre basisopgaver. Opgaver, de let kunne uddelegere, hvis de var bevidste om, hvordan de kunne bruge deres tid og fokus mest hensigtsmæssigt.

Jo flere af de kedelige basisopgaver, du kommer af med, jo mere mentalt overskud har du til at fokusere på dit mål og dine delmål og sætte nye tiltag i gang, der igen styrker dig på vejen til succes.

Du tør også sætte mere i gang, fordi du ved, at du kun skal løse den del af opgaven, du er god til, og at andre vil tage sig af resten. Jeg ville aldrig have sat en brøkdel af mine projekter i gang, hvis ikke jeg vidste, at jeg selvfølgelig skulle have hjælp til specialopgaverne. Især til de tekniske og de helt lavpraktiske.

Det at uddelegere er tit helt essentielt for, at du kommer i mål. Hvis du eksempelvis vil skrive en e-bog, så er det jo selve indholdet i bogen, du har energi på. Og når du så endelig er færdig – og måske er noget overrasket over, hvor lang tid det alligevel tog – så er det først nu, at du skal til at i gang med at få e-bogen layoutet og ordnet teknikken bag den. Altså delopgaver, som du ikke nødvendigvis har den samme lyst til, og som du ikke er god til.

Det betyder, at du skal til at sætte dig ind i alt det nye og svære, når du er træt og gerne ville have været færdig for 14 dage siden. Og derfor er der øget risiko for, at du ikke får det sidste (grafik, korrektur, billeder og eventuel teknik) løst optimalt. Og det er for ærgerligt overfor dit hjerteblod. For det er jo nu, at e-bogen skal ud at arbejde for dig.

Tit bliver vi overrasket over, hvor lang tid opgaverne tager, og hvor svære de er at løse. I hvert fald hvis vi vil gøre dem så godt, at vi får succes med vores projekt.

Jeg ser også mange eksempler på selvstændige, der knap nok bliver færdige med at lave den ”billige” hjemmeside, før de skal i gang med at lave en mere professionel. Nogle laver det hele selv. Sætter sig ind i, hvordan alle dele af WordPress fungerer, for alligevel ikke at komme ordentligt i mål. Og det er så ærgerligt. For selve hjemmesiden er kun basen. For at du kan få det optimale ud af en hjemmeside, kræver det, at du også skriver blogindlæg og nyhedsbreve m.m., som også kræver din energi og dit fokus. Den del er radikalt sværere at uddelegere end det grundlæggende på hjemmesiden. Og hvis du allerede er udkørt af det, der har drillet på hjemmesiden, er du jo i minus på energikontoen, allerede før du skal til at tiltrække med tæskegodt indhold.

Læs mere i kapitel 5 om, hvordan du så sørger for at uddelegere til de rigtige.

Nogle opgaver skal du løse så tit, at det er en fordel for dig at kunne løse dem selv, og så skal du selvfølgelig lære det. Eksempelvis hvordan du redigerer teksten på din hjemmeside eller passer din facebookside. I så fald: Book en konsulent 1:1 i stedet for at tage på kursus. Det er ikke nødvendigvis dyrere, fordi du kun behøver at booke tid til det, du har brug for. Samtidig sparer du også din egen tid.

 

Budgetter og planer, der motiverer

Uanset hvor længe du har haft dit firma, har du brug for både et her-og-nu-budget og et budget for, hvor du er om eksempelvis tre eller fem år, så du kan se, hvad du arbejder henimod. Altså din ønskeliste med hensyn til indtægter og udgifter.

Mange selvstændige ser deres udgifter i forhold til deres nuværende økonomi. På den konto har jeg tit set mange spare et kontor væk, fordi det koster meget i forhold til den økonomi, de sidder med i den aktuelle situation.

Men den nuværende økonomi er aldrig det interessante. Det interessante er den fremtidige økonomi. Hvor vil du være om et år, hvis du netop investerer i et kontor nu? Og det er i det lys, du skal se dine udgifter. På den måde får du også et mere realistisk indblik i, hvad det koster at drive et firma på en måde, som du også har lyst til at arbejde på fremover. Desuden er et kontorfællesskab også = direkte adgang til netværk, god sparring og inspiration.

Og nu tilbage til regnestykket.

  • Hvis du vil tjene mindst 500.000 årligt, og dine (fremtidige) udgifter løber op i 300.000: Hvad skal dine ydelser eller delydelser så koste? Og hvor mange af dem skal du sælge?

  • Er det realistisk?

 

Vær helt ærlig her. Jo før du eventuelt får justeret dit budget, jo mere hensigtsmæssigt kan du arbejde. Og det giver ingen mening at bruge en masse energi på at planlægge ud fra de forkerte præmisser.

Lav også et budget for, hvad du i runde tal vil tjene om 10 år, og hvordan du kan nå dertil. Dette budget skal du ikke nødvendigvis bruge i praksis, men det motiverer dig undervejs. (Selv om du måske aldrig får brug for den helikopter eller butleren, hjælper det dig til at turde tænke stort, at du har skrevet dem på budgettet).

Uddelegeringslisten har flere formål. Dels kan den hjælpe dig til at holde mere fokus på, hvad du skal og ikke skal. Og dels kan den motivere dig til at få mere succes. Fordi du kan se, at du nu nærmer dig, at du kan uddelegere endnu et punkt. Når du er selvstændig, taler det gamle ordsprog jo sandt. Tid er penge. Derfor kan det være en god forretning for dig at uddelegere din private rengøring, selv om din økonomi ikke nødvendigvis er særlig god. Fordi du kan bruge rengøringstiden på at skabe værdi i virksomheden. Hvilket du sikkert også helst vil.

Desuden er det med til at styrke dit mindset, at du er så vigtig, at du ikke skal bruge mental energi på endog at overveje, hvornår du skal gøre rent. Og en træls opgave fylder altid mere end den faktiske tid, vi bruger på den.

 

Få overblik over dine samlede ressourcer

Jo flere ressourcer du lægger ind i dit firma, jo mere stabilt er dit fundament. Uanset om du skal foretage nye investeringer eller andet.

Derfor:

  • Hvor stor likvid buffer vil du have hele tiden?

  • Hvor mange penge har du nu?

  • Hvor kan du ellers finde penge, du kan investere i din virksomhed? (Hæve din pension før tid, tage lån i huset eller andet)

  • Hvad er dine øvrige ressourcer?

  • Hvad er dine svagheder?*

  • Hvem kan hjælpe dig?

  • Hvor mange år regner du med at have din virksomhed?

  • Hvilke investeringer kan du nå at tjene ind igen i den tid, du har virksomheden?

 

(De sidste to spørgsmål er mest relevante for dig, der har maks. 5 år tilbage på arbejdsmarkedet og vil etablere en type virksomhed, hvor du ikke satser på, at du kan sælge firmaet, når du går på pension).

*Jeg har mødt flere selvstændige, der har oprettet en virksomhed, fordi de havde brug for en større fleksibilitet, end de kunne få som ansatte, på grund af en sygdom. Hvis du har nogle helbredsmæssige problemer, kan du nogle gange få dit arbejdsliv til at hænge sammen på den måde, alt efter hvad du fejler, og hvilken branche du er i. Men jo mere fleksibilitet du har brug for på grund af dit helbred, jo mindre tilgængelig er du overfor dine kunder. Derfor kan din manglende tilgængelighed nogle gange blive så stor en hæmsko, at dit firma ikke kan overleve. Hvis dit helbred er så dårligt, at du har svært ved at have et såkaldt almindeligt arbejde, er spørgsmålet, om du kan klare at drive dit eget firma.

Vær helt realistisk om, hvad dit helbred kræver af dig, og hvad du ikke kan i dit firma på grund af din sygdom. Kan du uddelegere det, du ikke kan selv? Hvad vil det betyde for firmaets fleksibilitet og økonomi? Kan du specialisere dig i nogle ydelser, du kan nøjes med at løse, når dit helbred er til det?

Hvilke former for samarbejde passer bedst til dig?

En af fordelene ved at drive sit eget firma er, at vi kan etablere os, som det passer os selv bedst. Det skal vi selvfølgelig udnytte. Derfor:

  • Kan du bedst lide at have mange snitflader med kunder og samarbejdspartnere og måske løse en stor del af opgaven sammen med kunden? Eventuelt ude ved kunden?

  • Vil du helst løse dine egne delopgaver på egen hånd og have opgaven opdelt i få faser, hvor du ikke mødes så tit med kunden?

  • Er du en holdspiller?

  • Er det vigtigt for dig selv at kunne vælge dine samarbejdspartnere?

  • Kan du bedst lide skemalagte aftaler, eller at du og kunden er mere fleksible og kan kontakte hinanden, når det passer jer?

  • Er du mest til fleksible arbejdsopgaver, skal du lægge mere buffertid ind i din kalender, så du netop også kan give den fleksibilitet.

 

Det kan give en anden form for ro med faste aftaler. Men hvis du har mange skemalagte aftaler, hvor du sidder med kunder, blokerer de din kalender, og du har færre timer til rådighed til andre (mellem 8-17). Derfor kan du få svært ved at få de ender til at mødes, der kræver telefonsamtaler i almindelig arbejdstid. Nogle selvstændige er så svære at få fat på, at de er en stopklods i fællesprojekter. Og risikerer at blive valgt fra alene af den grund.

Hvis dine arbejdsopgaver er mere fleksible, er du mere tilgængelig overfor kunder, og du kan i de travle perioder tage telefonopkald m.m. om dagen og besvare mails og skrive nyhedsbreve m.m. om aftenen. Ja, det giver en længere arbejdsdag, men som sagt lander mange af mulighederne tit hos os i de samme perioder. Derfor er det vigtigt, at vi kan udvide vores arbejdsdag, så vi kan gribe mulighederne, når de er der. I nogle perioder er det de betalte muligheder, der lander på en gang, og dermed får vi en masse betalt overarbejde. De opgaver er sjældent svære at motivere sig til. For det er de uger, der boner godt i kasseapparatet, der skal finansiere de dårligere perioder, sygedagene og sommerferien. Men det er også vigtigt at kunne gribe de muligheder, der her og nu ”kun” giver god markedsføring eller netværksmuligheder med de rigtige. For det er også benzin til vores firmaer. Læs mere i kapitel 3 om værdien af at få andre til at løfte vores navn.

 

Spar salgsarbejdet som underleverandør

I stedet for at være den udfarende og skulle skaffe kunderne selv kan du også være underleverandør og levere opgaver, der passer ind i kundens koncept. Det kræver ikke så meget salg og konceptudvikling fra din side, og du kan til tider få nogle ret store kontrakter som underleverandør.

Her er der en risiko for, at kunden presser dig meget på både pris og forretningsbetingelser. Og hvis aftalen er tilpas stor, kan det virke mere som deltidsarbejde på kontrakt – og det er næsten som at være lønmodtager. Ser dog langtfra altid, at timepriserne i disse aftaler er høje nok til at kompensere for, at du ikke er lønmodtager – og dermed ikke har de samme rettigheder. Omvendt kan der jo være en fantastisk tryghed i at have nogle faste timer og penge hver uge eller måned. Er prisen i underkanten, så beslut dig for, hvor længe du vil blive ved kunden. Det kan du måske også bruge aktivt, når du snakker pris med kunden.

Har du en storkunde, så se, om du kan få lavet en ordning, hvor du kan udføre noget af arbejdet, når det passer dig. På den måde er du mere fleksibel overfor andre kunder.

Vær altid opmærksom på, at ingen kunde må blive så stor, at vedkommende kan hive tæppet væk under dig ved at afbryde samarbejdet.

Jo mere du spreder din risiko, jo sværere bliver du at vælte. Risikoen skal ikke nødvendigvis kun spredes på flere kunder. Du kan også blive for sårbar, hvis du har mange kunder, der handler hos dig på grund af det samme midlertidige problem. Eller af en grund, der let kan ændres politisk. Hvis du i en periode ser et lukrativt marked, hvor der er stor risiko for, at alle mister behovet på samme tid, så

  • læg guld nok til side, mens festen varer. Så har du likviditet nok til at bygge et nyt marked op bagefter

  • arbejd på et sidespor, som du forholdsvis let vil kunne skrue op for igen

  • vær bevidst om, hvad du vil kunne sælge til samme målgruppe i kølvandet på den oprindelige opgave

 

Mange virksomheder har bygget koncepter op, der kun kan sælges til eksempelvis kommuner eller jobcentre. Og det er sårbart.

 

Dine forretningsbetingelser beskytter dig

Når du har gjort op med dig selv, hvilke arbejdsformer der passer bedst til dig, skal du til at skrive dine forretningsbetingelser. Selv selvstændige, der har været i gang i mange år, har nogle gange også noget at lære her. Du har sikkert læst på facebook om nogen, der er kommet i en uheldig situation med en kunde. Og først bagefter ud i det blå spørger den store facebook-gud, hvad, vi andre synes, er rimeligt i den pågældende situation. Og det er ligegyldigt, hvad vi andre synes er rimeligt. Essensen er: Hvad har du aftalt med kunden? Hvis du melder ud på forhånd i dine forretningsbetingelser, hvad der gælder hos dig, ved kunden selv, hvad han siger ja til. Uanset om kunden bagefter synes, det er rimeligt eller ej.

Jo bedre kunden er forberedt, inden han går ind i samarbejdet med dig, jo større sandsynlighed har du også for at få en tilfreds kunde.

Tit er forretningsbetingelserne mere værd, end om du tager 100 kroner i timen fra eller til. Men kunderne er ofte meget mere fokuseret på prisen. Derfor kan du hurtigt lægge nogle meget værdifulde parametre ind i dine forretningsbetingelser, som dine kunder ikke protesterer imod. Og du skal kun lave dine forretningsbetingelser grundigt en gang. Så arbejder de for dig fremover, hver gang du får en ny kunde. Og du kan nøjes med at justere dem efter behov.

Samtidig viser gennemarbejdede forretningsbetingelser, at du driver en professionel virksomhed og er erfaren. Og du står bedre i en eventuel retssag, jo mere du har på skrift.

En anden fordel ved at lave dine forretningsbetingelser er, at du tvinger dig selv til at beslutte, hvor dine grænser går. Det gør, at du lyder meget mere overbevisende, end hvis kunden hører dig formulere, hvad du tror, du mener.

Når du skriver dine forretningsbetingelser, laver du samtidig en aftale med dig selv. Men du skal selv tro på det. Og du skal vise, at dine forretningsbetingelser ikke står til forhandling. Og at du er villig til at tage konsekvensen og miste kunden, hvis kunden ikke accepterer dine forretningsbetingelser.

Ligesom du ikke kan få en pris igennem, du selv er usikker på, kan du heller ikke få nogen forretningsbetingelser igennem, der kun er et håb og ikke et krav. Derfor kan det være en fordel at begynde med de lettere forretningsbetingelser, som er så basale, at du er helt sikker på, at de ikke står til forhandling. Og herefter kan du eventuelt justere dem og stramme op på dem en for en. Så kan du også mærke efter, om der er en specifik betingelse, som mange ”stritter” på. Måske er der en enkelt præmis, der ikke er egnet til din branche eller ydelse.

Selv om jeg har drevet forretning med succes i mange år, så er jeg også en lille smule usikker, når jeg strammer op på noget. Og jeg gør det gerne i de perioder, hvor det hele kører som smurt, for her kan jeg gøre det mest overbevisende. Når du strammer dine forretningsbetingelser eller sætter dine priser op, er det vildt vigtigt, at du gør det, når du har overskuddet. For hvis du selv er usikker, kan kunden mærke, at du ikke stiller et krav, men bare tester ham. Så kæmper han imod – og han får måske sin vilje – og så bliver du endnu mere usikker på, om forretningsbetingelsen var forkert, og du sletter den måske igen.

Hver gang du overvejer noget, der er en ulempe for din kunde, men en fordel for dig, så overvej lige, hvor træls det er for kunden, og hvor stor en fordel det er for dig. For vi mister kunder på de små detaljer. Derfor er det vigtigt, at vi er bevidste om, hvornår vi påfører kunden en ulempe.

Opsøg eventuelt de mere erfarne i din branche. Måske kan du blive inspireret af deres forretningsbetingelser eller spørge dem, hvad der vil være relevant at skrive ind for jeres branche. Men hav i baghovedet, at nogle forretningsbetingelser formentlig er lettere at få igennem, når du har en vis erfaring.

Vi kan selvfølgelig ikke forudse alt. Og hvis vi skulle prøve på det, ville vi hurtigt blive meget paranoide. Men du vil sikkert opleve, at der er nogle problemtyper, der går igen så hyppigt, at du skal tage forbehold for dem.

Når du arbejder med dine forretningsbetingelser, så husk, at du skal kunne forsvare dem. Hvilke forbehold eller spørgsmål kunne kunden komme med? Hvad vil dit modsvar være?

Eksempelvis: ”Du skal også betale på forhånd, når du bestiller en flybillet.”

Hvis du ikke kan komme med en fornuftig forklaring på en forretningsbetingelse, er spørgsmålet, om du så overhovedet skal have den med.

Vær opmærksom på, at der gælder en række særlige regler, hvis du sælger til private. Få også gerne en advokat til at læse dine forretningsbetingelser igennem.

 

Fokuspunkter i dine forretningsbetingelser kunne være:

Hvad inkluderer arbejdstiden?

Hvis du løser opgaver på timebetaling, er det en god ide at skrive i kontrakten, hvad arbejdstiden indeholder. Eksempelvis er der en del økonomi forbundet med, om transport er arbejdstid eller ej. Andre parametre kunne være: rådgivning i løbet af opgaven, møder og telefonsamtaler (både med kunden og med andre samarbejdspartnere), research, mail-korrespondance, m.m.

Skriv også ind, i hvilket tidsrum du kan løse opgaver, og hvad det eventuelt koster at få dig til at hjælpe på andre tidspunkter. Samt om det koster ekstra, hvis en opgave er så akut, at du skal smide, hvad du har i hænderne, og gå i gang med at løse kundens problem med det samme.

  • Hvad inkluderer din arbejdstid?
  • I hvilket tidsrum arbejder du?
  • Hvad koster det at få din hjælp på andre tider?
  • Hvad koster akutopgaver?

Opgaver på fast pris

Hvis du løser en opgave på fast pris, kræver det, at du har en fast vare eller ydelse, du kan løse på samme måde for mange af dine kunder. Eller at mange af delopgaverne går igen, så du har et erfaringsgrundlag at sætte prisen efter. Her vil du løbende kunne justere prisen eller varen, så den passer til både kunden og dig.

Men hvis opgaven skal udvikles unikt til en kunde, er der en række punkter, du er nødt til at skrive ind i kontrakten. Og det kræver, at du og kunden aftaler opgaven ret præcist, før du går i gang. I alle brancher er der nogle delprocesser, der kan få hele tidsbudgettet til at skride radikalt. I min egen branche er det antallet af gange, vi gennemgår en tekst, og hvor meget kunden gerne vil rette løbende. Eventuelt at kunden ombestemmer sig undervejs. Tjek eventuelt med nogle af dine egne kolleger, hvad der får tiden til at skride hos jer.

Det er essentielt, at du skriver ind i dine forretningsbetingelser, hvor mange af disse tidsrøvere, der er med i den faste pris. Og hvordan ekstraarbejde afregnes.

Hvis du lover en fast pris – uden forbehold – så risikerer du enten selv at sidde på mange gratis interessetimer til sidst. Eller du bliver nødt til at lægge rigtig meget buffertid ind i prisen. Måske så meget, at du lander på en pris, som ingen vil betale.

Hvis du overvejer at give en fast pris på at udvikle en ydelse til kunden, så overvej nøje, hvor mange andre kunder, du tror, der vil være interesseret i at købe ydelsen bagefter. Er det risikoen værd?

  • Hvad tager du forbehold for i opgaver til fast pris?
  • Hvordan afregnes ekstraarbejde?

Hvilke regler gælder angående betalingen?

Hvis du får hele beløbet eller en del af betalingen, før du begynder på opgaven, risikerer du ikke at miste (alle) dine penge, fordi kunden går konkurs, eller at skulle sende adskillige rykkere og eventuelt involvere inkasso + advokater, hvis betalingen af andre grunde trækker i langdrag. Uanset hvor godt du står juridisk, kan turen gennem retssystemet blive lang og dyr. Derfor opgiver mange selvstændige at jagte de penge, de har krav på. For det tager så meget energi.

Nogle selvstændige har det skidt ved tanken om at kræve pengene på forhånd. Og, indrømmet, nogle kunder synes, det er så urimeligt et krav, at de vælger os fra af den grund. Spørgsmålet er, hvorfor nogen kunder har det så skidt med at betale up front. Især hvis det er hævet over enhver tvivl, at de selvfølgelig betaler, når ydelsen er leveret? Eventuelt om en uge eller om tre måneder. Hvorfor er den specifikke betalingsdato så så vigtig? Min påstand er, at den kun er vigtig, hvis der kan være den mindste tvivl om, hvorvidt kunden betaler overhovedet. Og nu ved jeg selv, at jeg altid leverer. Det antager jeg, at du også gør. Derfor kan de lige så godt betale med det samme.

Jeg har flere gange siddet med kunder, der havde modstand mod at skulle betale på forhånd. En af dem sagde ligefrem: ”For hvad nu, hvis vi ikke kan lide det, du skriver?” Og efter lang tids tovtrækkeri endte jeg med at sige: ”Det er nu, du skal tage stilling til, om du tror, jeg kan løse opgaven eller ej.” Og jeg var villig til at miste ham. For han havde jo i utvetydige vendinger sagt, at han ellers ville være uvillig til at betale. Det er meget svært for ikke at sige umuligt at forventningsafstemme en tekst og mange andre typer kreative opgaver på forhånd. (Og han accepterede).

Selv har jeg gode erfaringer med at få mine penge på forhånd ved at give nogle gode rabatter på mine klippekort.

Hvis du ikke vil kræve dine penge, før du begynder på opgaven, er det vigtigt at skrive ind i dine forretningsbetingelser, hvad betalingsfristen er. Der er langt fra betaling netto kontant eller 8 dages betalingsfrist til løbende måned + 90 dage, som nogle kunder vitterlig stiller som krav!!!

Du kan overveje at tilbyde kunden flere typer priser for den samme vare, alt efter hvor lang betalingsfrist kunden vil have, og hvornår han vil have varen. På den måde kan kunden indirekte være med til at betale for, at du kommer til at fungere som hans bank, ligesom han måske kan få varen billigere, mod at du har en lang leveringstid og dermed kan lægge opgaven ind i din kalender, når du har bedst tid. Eventuelt i en skoleferie.

  • Hvis dine varer er til salg online, er det så gratis for kunder at få lavet en separat regning og betale i banken, eller tager du et gebyr for det?
  • Hvornår skal betalingen falde?
  • Vil du indføre rabatsystemer til kunder, der betaler det hele på en gang? Før du begynder på opgaven?

Er aftalen bindende?

Når du lægger en aftale med en kunde i din kalender, tilrettelægger du dine øvrige aktiviteter efter det. Og aftalen blokerer for, at du kan lave aftaler med andre kunder. Selv hvis det er en opgave, du kan løse, når det passer dig bedst, sætter du tid af til den.

Det er ikke ualmindeligt, at kunder bestiller en opgave og fortryder igen. Har I ikke lavet en bindende aftale, har du mistet opgaven.

Her og nu ser det selvfølgelig bedst ud for kunden, at du er så fleksibel, at kunden bare kan aflyse. Gratis. Men medaljen har altid en bagside. Jo mere tid, du har båndlagt til aftaler, der ikke bliver til noget alligevel, jo færre ledige tider har du tilbage i kalenderen til dine andre kunder. Eller samarbejdspartnere. Og den energi, du bruger på kunder, der ikke kan overskue, om I skal i gang eller ej, går også fra andre aktiviteter i dit firma.

For ikke at glemme skuffelsen over at miste et salg, du var stillet i udsigt.

  • Hvis kunden fortryder sit køb, hvad er så dine betingelser for at betale pengene eller dele af pengene tilbage?
  • Er det muligt?
  • Hvor sent må kunden aflyse, uden at det koster noget?
  • Hvad skal det koste at aflyse?
  • Er der forskel på at aflyse fysiske aftaler og telefonaftaler?

Vil du skrive dig ud af resultater?

Er der noget ved din vare, som kommer bag på mange af dine kunder? I så fald kan du med fordel skrive det ind i kontrakten, så kunden er forberedt. Og så du har din ryg fri.

Eksempelvis at du vil gøre dit bedste med x, men ikke kan garantere y.
(Personligt har jeg skrevet ind i mine forretningsbetingelser, at jeg ikke kan garantere hverken omtale i ønskede medier eller placeringer i Googles søgemaskiner, fordi disse resultater afhænger af andet end mine SEO-tekster og pressemeddelelser)

Fik du ikke læst kapitel 1? Så finder du det her.

Gå til kapitel 1

Skriv dit søgeord og tryk ENTER