Monotasking i virksomheden – kapitel 5

Kapitel 5 – Rutiner og struktur på vejen til vækst

Ligesom med markedsføringen skal vi arbejde ud fra et stabilt fundament, som skaber ro og støtter os i vores daglige arbejde. Og som vi kan udbygge løbende, så vi kommer til at stå mere og mere stabilt. Men vi skal udbygge det i et tempo, vi kan overskue, og først når vi kan overskue at gøre det godt.

For det er alt det halvfærdige og ikke-vedligeholdte, der sender de uheldige signaler om din virksomhed. Og hvis du sætter nyt i gang, når du ikke har overskuddet til det, kommer du til at bruge uforholdsvis meget energi på at komme i mål med dine projekter og optimeringer af arbejdsgange. Og fordi du ikke har overskuddet, er der formentlig nogle vigtige detaljer, du ikke får det optimale ud af. Eksempelvis: Hvis du vil lære at blogge, kan det være, at du ikke fanger, hvordan du googleoptimerer dit indlæg bedst muligt.

Samtidig: Den energi, du bruger på at lave ændringer, går fra noget andet.

Og derfor skal du netop monotaske.

Du vil hele tiden møde nye muligheder, og hvis du gaber over mere, end du kan overkomme, bliver resultatet tit derefter. Også selv om du uddelegerer nogle af delopgaverne. Derfor er det vigtigt, at du er bevidst om såvel dine muligheder som dine begrænsninger. Så du ikke bruger kostbar energi på noget, du kun kommer halvt i mål med.

Firmaets fundament indeholder alle små som store systemer, samarbejdspartnere, markedsføringskanaler, ja, stort set alt det, du har i dit firma. Som hjælper dig med at kunne virke.

Det kan være

• Backup
  
  
• Mailsystem
  
  
• Fakturasystem
  
  
• System, hvor du overskuer dine kundekontakter og opgaver
  
  
• Teleselskab
  
  
• Revisoren (+ alle mulige andre kontakter)
  
  
• Dit kontor
  
  
• De kursuslokaler, du lejer

 

Og løbende får du brug for at udvide dit fundament. Så overvejer du, om du skal udskifte nogle af de systemer eller leverandører, du bruger i dag. Eventuelt om du skal annoncere gennem Google Ads eller få en piccoline. Og uanset hvad du skal ændre i dit fundament, kræver det dit fokus.

Selv hvis du betaler nogen for at hjælpe dig med ændringerne, skal du bruge energi på det. Både egen tid + fokus + penge til leverandøren. Derudover sker der desværre nogle gange det, at trods de bedste hensigter går A ind og påvirker B, hvilket du så også skal tage stilling til. Især hvis vi taler om opgaver, der koster både meget tid og mange penge, er det vigtigt, at du overvejer ressourceforbrug kontra udbytte, før du går i gang. Selv de små, gratis features kan sætte flere delopgaver i gang, som du også skal have overskud til at følge til dørs.

Mange tiltag er ikke så lette ”lige at lave selv”, som det måske ser ud til på facebook eller i et nyhedsbrev. Mange af de råd, du hører, er generelle, så de passer på mange og ikke nødvendigvis på dig, eller de er taget ud af en kontekst. For at nogen kan give dig et præcist råd, kræver det, at de kender din specifikke situation. Og mange juridiske, revisionsmæssige, tekniske eller strategiske råd kan være ligefrem skadelige, hvis de ikke er tilpasset din situation. Derfor skal du lige analysere på, hvad endnu en ny smart ting kræver af dig, før du overvejer at indføre den. Medmindre du hurtigt kan gennemskue, at det tager maks. en time, og at det ikke vil påvirke andre dele i dit fundament. Allerede her vil jeg selv kunne parkere mange sjove projekter som noget, jeg sikkert ikke skal lige nu.

Da jeg i sin tid skyndte mig at få en sleeknote på min hjemmeside (pop op-boks til nyhedsbrevet), kom den i karambolage med min cookiebar. Selv om jeg havde professionelle kræfter på begge dele. Men de sad hver for sig og løste hver deres specifikke delopgave. Derfor opdagede ingen af dem, at opgaverne konfliktede. Det kunne selvfølgelig sagtens have været undgået, men det bekræfter, at vi er nødt til at være fremme med helikopterblikket, uanset hvad vi gør. Især når der er teknik involveret, for her er det meget sværere at gennemskue hele dominoeffekten på forhånd. På de større opgaver er det vigtigt at have en professionel tovholder, der kan hjælpe dig med at træffe de rette beslutninger og vurdere, om du overhovedet skal have ændringen.

Mange ydelser er alt for komplekse til impulskøb. Selv om det kan være fristende at springe til, når du får et godt tilbud, kan det sagtens være, at det er bedre for dig at vente med at købe, til du kan overskue, præcis hvor i din plan ydelsen skal indgå. Også selv om det så betyder, at du kommer til at betale fuld pris.

Det betyder ikke, at vi ikke skal udvikle os og vores virksomhed. For det skal vi. Ellers overlever vi ikke. Men du skal overveje det grundigere end som så, før du går ind i noget. Der er ikke noget, der hedder ”lige at prøve et nyt fakturasystem”. Inden du er færdig med at sætte dig ind i, hvordan det virker, og kan sende fakturaer ud lige så rutineret som i det gamle system, har du snildt brugt flere timer og måske en hel dag. Den tid kunne du have brugt på noget andet. Og ligner du flertallet af mine kunder eller mig selv, har du ikke hygget dig med det. Ej heller genereret nogen gode ideer. Derfor har opgaven også kostet på energikontoen. Og derfor er der mange nye ideer, vi ikke lige skal prøve. Bare fordi vi kan.

Overvej, hvornår det er mest hensigtsmæssigt, at du sætter dine projekter i gang. De kan være svære at passe, samtidig med at du også skal betjene dine kunder og vedligeholde dine øvrige kanaler. Nogle gange kræver en opgave ikke nødvendigvis, at du er inde over den hele tiden, men du har fokus på den alligevel. Andre opgaver er måske længe undervejs. Og hvis der går et år, før du er kommet i mål, kunne det være, at du ville få mere ud af at sætte en anden ide i verden i stedet for. Nogle gange har du brug for resultater, før der er gået et år, uanset om behovet er økonomisk eller mentalt.

”Intet er umuligt for ham, der ikke selv skal udføre det.”

Ukendt

Hvad er formålet med din ide?

Vi virksomhedsejere har tit det til fælles, at vi får den ene gode ide efter den anden. Det er derfor, vi er selvstændige. Og vi omgiver os også tit med andre, der også får gode ideer. Derfor er det let at hoppe med på de gode vinde og sætte alle de gode ideer i gang. Det skal du passe på med. For som nævnt tidligere kræver det en del at sætte nyt i gang, hvis du vil gøre det godt og professionelt. Og det vil du.

Tænk altid over, når du overvejer, om du vil sætte en ny, større aktivitet i gang:

• Hvad vil det kræve?
  
  
• Hvad koster aktiviteten i
  
  
  • penge?
    
    
  • mental energi?
    
    
  • aktiv og passiv* tid?

• Hvad er formålet med din ide?
  
  
  • At tjene penge på et produkt?
    
    
    • I så fald, hvor mange skal du sælge og til hvilken pris, for at det bliver en god forretning?
      
      
    • Er det realistisk?
      
      
  • At blive markedsført? Overfor hvem?
    
    
  • At få nye kontakter? Hvem?
    
    
  • Andet?
    
    
• Hvor står du om et år, hvis du sætter aktiviteten i gang?
  
  
• Hvor står du om tre måneder?
  
  
• Kan du dele ideen op i mindre opgaver og nå det samme resultat?
  
  
• Kan aktiviteten bruges som delmål til noget andet?

 

Modsat hvad du kunne tro, handler denne øvelse ikke om at fjerne din motivation til at sætte nyt i gang. Tværtimod. Den skulle helst motivere dig til at turde sætte noget i gang, der kræver både tid, penge og fokus. Hvis du har regnet dig frem til, at din omsætning kan stige med 10 % årligt med et nyhedsbrev, eller at din nye freebie kan sælge x flere af dine onlinekurser, så kan du ane guldet for enden af tunnelen. Og så er du langt mere motiveret til at løse alle delopgaverne grundigt og gøre dig umage undervejs. Inklusive til at hyre de rette hjælpere ind. Hvis du derimod ikke kommer frem til, at opgaven vil gøre den store forskel for dit firma, og at du derfor ikke vil sætte den fornødne tid af eller hyre eksterne ind til at hjælpe dig for at komme i mål, ja, så er det store spørgsmål, om opgaven er umagen værd overhovedet. Tror, du kender mit svar.

 

”Hvad der er værd at gøre, er værd at gøre ordentligt.”

Mærsk Mc-Kinney Møller

 

Du kan eventuelt samle alle dine løbende ideer i en idebank. Så er du sikker på, at du ikke glemmer dem, og det er samtidig motiverende for dig at vide, at du har så mange ideer. Samtidig kan den ene parkerede ide måske inspirere dig til en ny ide, du kan sætte i gang lige nu.

Kom i mål med dine projekter

Alt for mange selvstændige får sat nogle ambitiøse skibe i søen, som kunne blive rigtig gode, men fordi de ikke planlægges grundigt (og pessimistisk eller realistisk) nok, får de ikke de optimale resultater. Lad det ikke ske for dig. Når du har besluttet dig for, at en opgave er værd at gå i gang med, så lav en plan. Brainstorm først på alle dine ideer. Beslut herefter, hvad dit slutprodukt skal bestå af.

• Hvilke emner vil du behandle?
  
  
• Hvad er formen?
  
  
  • Bog
    
    
  • E-bog
    
    
  • Webinar
    
    
  • Gratis kursus
    
    
  • Betalt kursus
    
    
  • Andet
    
    

 

Lav en overordnet struktur for dit indhold. Eksempelvis hvad du vil behandle i hvert kapitel, eller hvilke lektioner du vil have i kurset. Først når du har et begreb om omfanget, kan du begynde at planlægge opgaven.

 

Sæt mål og delmål:

• Hvilke delmål kan føre dig i mål?
  Nogle gange virker A kun, hvis du også har B. Eksempelvis er en kanal som et nyhedsbrev ofte et must for at få succes med nye aktiviteter, da nyhedsbrevet bærer aktiviteterne ud til målgruppen. Derfor kan et godt delmål være at oprette et nyhedsbrev først og vente med selve projektet, til du har en stabil liste. Og nu har du et af svarene på, hvorfor vores projekter nogle gange er lang tid undervejs.
  
  
• Læg en realistisk tidsplan, og kalkuler med worst case, så kan du altid blive glædeligt overrasket.
  Del planen op i helt små bidder.
  
  
• Hvilke delopgaver består opgaven af?
  Skriv alle delopgaverne ned, og lav herefter en tidsplan, så du kan se, hvad du skal lave hvornår. På den måde får du overblikket, og din hjerne behøver ikke længere fokusere på detaljerne. Samtidig kan du notere opgaverne i den mest hensigtsmæssige rækkefølge, så du kan arbejde effektivt og ikke behøver at åbne de samme delprojekter flere gange end højst nødvendigt. Du kan selvfølgelig løbende tilføje opgaver på listen.
  
  
• Hvornår skal du løse delopgaverne?
  
  
• Er du afhængig af, at andre også bidrager med noget?
  Alle de delopgaver, hvor andre skal bidrage, skal helst sættes i gang så hurtigt som muligt. Læg buffertid ind, så det ikke ender med at blive dit problem, hvis tiden skrider hos dem.
  Især hvis andre skal bidrage med noget teknisk, er det helt essentielt med buffertid. Uanset hvor dygtig og troværdig en tekniker du har med på projektet, er al teknik bare en ustabil faktor.
  Jo flere leverandører eller samarbejdspartnere, der skal ind over, jo mere buffertid skal du lægge ind. For jo flere steder kan noget skride. Selv hvis alle løser deres opgaver, som de skal, kan der være noget, der i praksis bare ikke virker, som du havde forestillet dig, så I skal udvikle en ny løsning.

 

Overvej hele tiden grundigt, hvor omfattende projektet skal være. Det er stressende at vide, at B først kan komme i gang, når A er færdig. Og måske har B booket to præcise dage til dig i en presset kalender. Det er ikke sikkert, han bare kan rykke rundt. Og i enden på alt det sidder du og samler trådene.

Det betyder ikke, at du skal lade være med at vælge den mest guldrandede løsning. For nogle gange er kun det bedste godt nok. Men en løsning, der kræver dobbelt så meget som den næstbedste, skal kunne generere nogle helt andre resultater. For at det er umagen værd at investere de flere ressourcer.

Jo større projektet er, jo vigtigere er det, at du planlægger grundigt og lægger buffertid ind. Tal eventuelt med andre, der har lavet noget tilsvarende, og få dem til at give feedback på din tidsplan, så du kan overveje realistisk, hvad projektet kræver, og om det er umagen værd i den målestok, eller om du skal sænke ambitionsniveauet. Du kan blive overrasket over omfanget af selv en mindre opgave som en e-bog på 10 sider, hvis du ikke har prøvet en lignende opgave før.

Uddeleger til de rette

”Forhindringer er det, man ser, når man fjerner sine øjne fra målet.”

Henry Ford

 

Du har allerede hørt mig sige mange gange, at vejen til succes er at fokusere på det, vi er gode til, og uddelegere alt det andet.

Men samtidig har de suverænt største fejl, jeg har lavet i min virksomhed, været, når jeg har uddelegeret til de forkerte. Herunder mit betalingssystem. Derfor er det vigtigt at være meget grundig, når du vælger dine samarbejdspartnere.

Lav en grundig kravspecifikation, inden du kontakter en leverandør. Det kan sagtens være, at I sammen kommer til at ændre den undervejs. Men du står stærkere, ved at du selv har forberedt dig på forhånd og gjort op med dig selv, hvad der er need to have, og hvad der er nice to have. På den måde er det også sværere for en leverandør at påvirke dig til at vælge den løsning, der passer ham bedst.

Hvis vi tager de mere positive briller på, er leverandørerne sikkert også mere interesserede i at bruge tid på at tale med dig om en løsning, når du har vist med dit forarbejde, at du er reelt interesseret. Og at det ikke bare er en ide, du leger med. Få også gerne andre til at læse din kravspecifikation igennem. Så har du størst mulig sikkerhed for, at alle unøjagtigheder er rettet til, og mulige misforståelser fjernet.

Sørg for at have rigeligt med buffertid selv undervejs. Både til at finde den rette leverandør og til at hjælpe leverandøren løbende med tvivlsspørgsmål, mens han arbejder på dit projekt. Det er lettere for andre at hjælpe dig, hvis du står til rådighed, og det er mere motiverende at arbejde for kunder, der selv viser, at de er engagerede. Det er mit indtryk, at mange fejl sker, fordi en opgave strækker sig over så lang tid, at begge parter glemmer, hvad de kom fra, og hvorfor en delopgave blev løst, som den blev. Derfor kan det blive svært for jer begge at overskue.

Jo større og mere kompleks en løsning du søger, jo mere omhyggelig skal du være i din indledende research. Det er ikke det store problem at smide 500 visitkort ud, fordi de ikke lever op til dine krav, men hvis du skal have hjælp til vitale dele af din virksomhed, kan det være katastrofalt at vælge den forkerte løsning.

Vær gerne meget åben om, hvilken leverandør og hvilket system du overvejer at bruge. Så har dit netværk bedre mulighed for at advare dig eller fodre dig med input, du skal være opmærksom på.

Desværre er det ikke sikring nok at høre, hvad andre kunder siger om en leverandør. De referencepersoner, virksomhederne selv bruger, er altid de sikre og tilfredse. Det interessante er dem, de ikke henviser til.

• Indhent gerne flere tilbud.
  Er din ønskeleverandør radikalt billigere end konkurrenterne, er der måske en grund.
  
  
• Forstår du prisforskellen?
  Ellers så spørg ind. Har han smartere løsninger? Er det en løsning, du kan stole på?

 

Jo mere du kan spørge ind, jo bedre. Selvfølgelig på den positive og interesserede måde. For nogle kunder stiller så mange skeptiske spørgsmål, at det i sig selv kan gøre, at leverandøren mister interessen.

Men sørg for at vise, at du er oppe på mærkerne. Måske svarer leverandøren noget, der kan be- eller afkræfte for dig, om du har valgt den rette eller ej.

Vær opmærksom på, om din leverandør udfordrer dig og stiller spørgsmål ved nogle af dine ideer. Hvis du skal have løst en kompleks opgave, er der højst sandsynligt mange måder at løse den på. Og din leverandør skal kunne se nogle muligheder, du ikke selv har tænkt på.

Er du det mindste i tvivl om noget, så lav en stikprøve. Hvis du ikke kan gennemskue eksempelvis teknikken, så spørg ind til nogle andre fikspunkter. Hvis du får skrevet en bindende tidsplan ind i kontakten om, hvad der skal virke hvornår, så kan du i hvert fald overskue, om leverandøren kan holde en deadline. Hvis deadline skrider, så lyser den første advarselslampe.

Hvis du skal købe noget stort, som du ikke aner noget om selv, kan du overveje at hyre en rådgiver, der kan hjælpe dig med at tage stilling til tilbud og stille de rette spørgsmål.

 

Pas på med underleverandører

Mange tilbud er billige, fordi leverandøren ikke løser opgaven selv, men bruger praktikanter eller billige udlændinge, og så er det ikke et stjerneprodukt mere.

Det svækker kommunikationen, at I skal kommunikere på fremmedsprog. Og selv om mange i Danmark er gode til engelsk, er det ikke sikkert, en udenlandsk underleverandør er det. Underleverandøren kan også have en tidsforskydning, der gør, at I aldrig arbejder på samme tid. Det kan gøre det besværligt at kommunikere effektivt og rette fejl. Underleverandøren er sikkert ikke i sig selv dårligere, fordi han er udlænding. Ham, der reddede mit betalingssystem, er udlænding, og han er superdygtig. Men tit er den primære begrundelse for at vælge en udlænding, at vedkommende er billigere. Og det er altid en dårlig grund.

Og nej, selv om hovedleverandøren har ansvaret, ender problemet som regel på dit skrivebord, fordi nogen først skal opdage en fejl eller sjusk, før I kan begynde at rette fejlen. Og den nogen kan desværre lige så godt være dig som leverandøren selv. Jeg taler af erfaring. Hvis hovedleverandøren skal ind og rydde op, kan det sagtens være, at du skal ind over projektet unødigt mange gange for at præcisere for hovedleverandøren, hvad du vil have, og hvorfor underleverandøren løste en delopgave, som han gjorde. Det kræver tid og fokus af dig og betyder måske ovenikøbet, at din løsning ikke er klar, når du skal bruge den, og at du derfor kommer til at skubbe andre projekter.

Du kan overveje at få skrevet ind i kontrakten, at leverandøren ikke må bruge underleverandører. Eller at han kun må bruge underleverandører, som du godkender. Jo flere led, jo større risiko.

Hvis de bruger en underleverandør, så sørg for at tjekke på forhånd, at hovedleverandøren ved detaljeret, hvad underleverandøren laver, hvor meget de har samarbejdet tidligere, og hvor stor erfaring underleverandøren har med den delopgave, han skal løse.

Og vær påpasselig med virksomheder, hvor du ikke kan gennemskue ejerskabet. Nogle gange ejes et firma af så mange forskellige mennesker og selskaber på kryds og tværs, at du ikke kan se, hvem der har det endelige ansvar. Og det er sjældent til din fordel.

Hvis du først fejlagtigt er kommet til at handle hos en, der har problemer med at levere det, I har aftalt, kan du måske hyre en ekstern konsulent ind. Konsulenten kan hjælpe dig med at overskue, om det er realistisk at få vedkommende tilbage på sporet. Ellers så stå af den døde hest med det samme. Mange holder fast i en leverandør alt for længe. Fordi de ikke kan overskue at starte forfra – eventuelt med risiko for at stå med to regninger. Nogle gange er det rigtig godt givet ud at betale for at komme videre. Al den energi, du skal bruge på noget, der ikke virker, går fra noget andet. Og du kommer jo ikke i mål med dit projekt alligevel.

Jo længere tid du bliver ved den døde hest, jo mere drænet for energi er du, når du måske alligevel bliver tvunget til at skifte ham ud.

Og for lige at lave en krølle i forhold til dit firmas fundament: Når jeg siger, at det interessante ikke er, om en leverandør koster 200 kroner i timen fra eller til, så er det netop, fordi den ”dyre løsning”, der måske koster 2.000 eller 5.000 mere om året, måske er det sikre valg. Hvor alt bare spiller, og hvor du ikke risikerer at stå med en leverandør, der svigter.

Når noget virker og giver dig ro på bagsmækken, giver det så mange afledte effekter i hele dit firma, fordi du nu kan bruge hele din energi på at skabe energi og vækste. I stedet for at følge op på andre og være usikker på, om der er helt styr på tingene.

 

Vær kritisk med referencer

Det er altid en god ide at lytte til, hvilke erfaringer andre har med en leverandør. Men også her skal du være opmærksom.

Nogle mennesker er meget flittige med at give referencer. Enten fordi de helt grundlæggende gerne vil hjælpe andre, eller fordi de selv har en interesse i at gøre det. Nogle virksomheder linker til deres referencepersoner fra deres hjemmeside. Det gør, at referencepersonen bliver markedsført, og samtidig kan selve linket hjælpe vedkommende til bedre placeringer på Google. Andre gange kommer dem, der roser, bare på den uofficielle liste over ”venner af huset”, og de får så selv en bedre behandling fremover. Så selv om folk forhåbentlig mener det, når de roser en virksomhed, er det værd at have i baghovedet, at det også gavner dem selv, at de gør det.

Det kan også være, at de bare er mindre kritiske end dig, i forhold til hvad de forventer.

Der skal ikke være nogen tvivl om, at jeg er rigtig glad for mit netværk. De hjælper og inspirerer mig hele tiden og henviser også nye kunder til mig.

Det er rigtig dejligt. For mig. Men det kan – helt overordnet – være problematisk med referencer i netværk. Fordi netværket nogle gange anbefaler nogen, primært fordi de er i netværk med dem. Jeg har set flere tilfælde af upræcise referencer, hvor folk anbefaler nogen, ”fordi vedkommende er flink og arbejder med noget i den retning”. Og referencen bliver ikke sagt med de rette forbehold. Så er man allerede blevet påvirket af, at nogen har ”sagt god” for vedkommende.

I nogle netværk bliver der ligefrem holdt regnskab med, hvor tit folk skaber kontakt mellem andre. Og jeg oplever sjældent, at dem, der selv får noget ud af at give en reference videre, gør opmærksom på dette regnskab.

Andre har aftaler om henvisnings-fee. Og selv om de siger, at de ikke vil henvise til nogen, de ikke kan sige god for, kan du med rette være på vagt i forhold til, at de i det hele taget får et fee. For hvad hvis de kunne henvise til to, hvor den ene giver 15 %, og den anden giver 20 %? Er de så helt uvildige? Og husker de at sige det? Det skal de godt nok ifølge Markedsføringsloven. Men hvis de ikke gør det alligevel, er du jo ført bag lyset. Uanset hvad loven siger.

Selv er jeg bevidst om ikke at få noget fee, når jeg henviser. Men når en leverandør laver noget for mig, kan vedkommende formentlig godt se en markedsføringseffekt i at give mig en bedre service, end de giver andre kunder (hurtigere leveringstid, interessetimer m.m.), fordi de håber på, at jeg nævner dem for mine kunder og resten af mine følgere. Derfor kan jeg heller ikke være sikker på, at andre får den samme behandling, som jeg selv får. Og spørgsmålet er så, om jeg er helt ren. Det vil jeg lade være op til andre at svare på.

Sæt rutinerne i system

Som virksomhedsejer arbejder vi altid på mange aktiviteter sideløbende med hinanden: kundernes opgaver, vores egne projekter, salg og markedsføring, administration, styring af underleverandører m.m. Nogle opgaver og delopgaver ved vi, hvornår vi skal løse, men samtidig skal vi altid have overskud til at gribe de opgaver, der kommer uforudset.

Og jo flere rutiner, vi har indøvet eller sat i system, jo lettere og hurtigere vil vi kunne løse opgaverne. Så vi kan komme tilbage og fokusere på vores mål.

Du oplever formentlig, at en række mennesker stiller de samme spørgsmål. Noter spørgsmålene løbende, og tag dem frem, når du har lidt ekstra tid. Så kan du lave et gennemarbejdet standardsvar med gode links til din hjemmeside. Fremover ligger det nu klar, hver gang du får stillet det specifikke spørgsmål. Du skal måske bare justere det. Nogle spørgsmål er måske egnede som blogindlæg, hvor de også kan trække trafik fra Google.

På den måde skal du kun gøre arbejdet én gang, og samtidig sikrer du, at alle fremover får et virkelig godt svar hurtigt, hvilket er en god service. Det er slet ikke sikkert, at modtageren opdager, at det er et standardsvar. Og selv hvis vedkommende gør, kan vedkommende sikkert også se, at det er en smart måde, du organiserer dig på.

Hav gerne et fast sted på din computer, hvor du løbende noterer dine gode ideer. Både ideer til, hvad du skal have ændret på din hjemmeside, ideer til nye produkter, emner til nyhedsbreve, forbedringer eller rutineopgaver, du gerne vil effektivisere på et tidspunkt. Så kan du tage fat på opgaverne i en prioriteret rækkefølge, når du får overskuddet på et tidspunkt. Nogle af opgaverne passer måske lige ind i et hul en dag, hvor du har en halv eller en hel time mellem to aftaler og ikke kan sætte en større opgave i gang. Så har du udnyttet den tid og optimeret dit firma samtidig.

Jo flere rutiner eller systemer, du indfører, jo mere stabil bliver din base.

Hvis du har nogle opgaver, du vender tilbage til unødigt mange gange undervejs, fordi du ikke når at gøre dem færdige med det samme, kan du også sætte dem i et bedre system. Lav en liste med alle delopgaverne, så du fremover let kan overskue, hvor du er kommet til, og derfor kan løse delopgaverne på den mest hensigtsmæssige måde.

En liste over, hvordan du skriver et nyhedsbrev mest effektivt, kunne se sådan ud:

Genbrug det, der virker

Du kan spare meget tid og energi ved at lade være med at opfinde den dybe tallerken flere gange end højst nødvendigt. Og i stedet genbruge og bygge videre på noget af det, du allerede har fundet på.

Genbrugskonceptet kan du have i baghovedet mange steder i din virksomhed. Du kan også bedre overskue at udvide noget, der virker, end at slå et stort, nyt brød op. Helt fra bunden. For hver ny ide er der mange nye delopgaver, du skal overskue.

Mine gratis foredrag, som jeg holdt i en længere årrække, er et godt eksempel på dette. I begyndelsen holdt jeg kun et enkelt foredrag, men det blev løbende justeret, så det kom til at virke bedst for både deltagerne og mig.

Hvis jeg skulle til at finde på nyt hele tiden, ville denne markedsføringsform kræve meget mere af mig. Og dermed ville meget af fidusen ryge. I starten ville jeg aldrig have haft modet til at gå i gang, hvis jeg havde tænkt, at det skulle være så omfattende, som det var til sidst. Da jeg toppede med konceptet, bestod foredragsdagene af 3 x 2 timers oplæg + spisning + netværk for 40-60 kursister.

Jeg udvidede løbende og gjorde mere af det, der virkede godt, og det har ikke været svært at udvide. Fordi jeg tog det et skridt ad gangen. Samtidig holdt jeg helt op med at holde foredragene andre steder end i København. Fordi det på mange måder krævede mere af mig at rykke væk fra min hjemmebane, samtidig med at jeg kunne se, at dem, der var interesserede nok, alligevel kom til København. Og fordi jeg holdt flere foredrag samme dag, havde de noget at køre efter. Og så passede pengene for os alle.

Da jeg begyndte at holde foredragene, fortalte jeg om PR. Til sidst fortalte jeg jeg om hjemmesider, nyhedsbreve og salg. Fordi deltagerne havde mere brug for det end for PR, og fordi jeg helst ville kendes på hjemmesider, nyhedsbreve og salg.

Samtidig er emnerne nyhedsbreve og hjemmesider så generelle, at jeg kunne blive ved med at holde cirka de samme foredrag måned efter måned. Uden at skulle lave ret meget om. Det gjorde, at jeg ikke havde ret meget forberedelsestid, og at jeg blev mere og mere rutineret, og derfor blev foredragene bedre. Og hvis vi tager fat i helikopterblikket igen, så bakker hjemmesider og nyhedsbreve også mere op om at tjene penge, end PR gør. Fordi PR er en af de kanaler, der kan føre læserne ind på hjemmesiden og nyhedsbrevet. Og er de to kanaler ikke i orden, får du ikke det optimale ud af dit PR-arbejde.

Planlæg dig i mål

Selv hvis vi har uddelegeret mange af vores opgaver, er det alligevel os selv, der er projektleder på dem. Medmindre vi er så veletablerede, at vi har hyret en ind til at projektlede alle samarbejdspartnere for os. Selv glæder jeg mig til den dag, jeg får sådan en fe.

Nå, men indtil den tid hedder virkeligheden bare mange bolde. Og de lander hos os, når vi mindst venter det. Og jo længere tid de ligger hos os, jo længere tid er vi selv stopklods på vores egne projekter eller opgaver. Eller måske også vores kunders. Og nogle gange, hvis vi er bagud længe nok, går vi glip af nogle muligheder. Måske fordi vi ikke samtidig har det rette overskud til at byde ind på de projekter, vi hører om. Det er ærgerligt. Men det kan heldigvis let undgås.

Meget af det er lidt ligesom med ukrudt: Så længe vi bare holder det nede, bliver det aldrig noget problem.

Løsningen hedder buffertid.

Selv har jeg tilrettelagt min arbejdsdag, så jeg altid har en til tre timers buffertid, hvor jeg kan gribe de opgaver, jeg ikke havde planlagt, ville komme. Det vil sige, at hvis jeg helt undtagelsesvis har en fyldt kalender flere dage i træk, sørger jeg som minimum for at have tid om aftenen eller stå før op om morgenen, for at jeg kan nå at besvare mine mails. Så jeg hele tiden er med i flowet og aldrig mister en god mulighed på grund af lang svartid. Samtidig har jeg sjældent skemalagt flere dage i træk.

En daglig buffer på op til tre timer er højt sat. Men det passer til mit flow af ikkeplanlagte opgaver. Blandt andet fordi de fleste af mine kunder har forudbetalte klippekort og derfor kan ringe ind angående opgaver, de allerede har betalt for. Du sætter selvfølgelig bare din buffertid efter, hvad du kan forvente af ikkeplanlagte opgaver.

Buffertiden gør, at du bliver attraktiv at samarbejde med, fordi kunder og samarbejdspartnere ikke kan lide at vente og gerne vil føle, at de er vigtige. Samtidig viser du overskud og overblik. Og netop det kan give kunden troen på, at du sikkert også kan overskue hele hans projekt. Omvendt skal du passe på med ikke at fremstå, som om du står med en gabende tom kalender, for det sender jo et helt andet signal.

Hvis nogen kontakter dig, er det som regel, fordi du på et tidspunkt har sået et frø ovre i ”Markedsføringsafdelingen”. Og det er da for ærgerligt at bruge så meget energi på at markedsføre virksomheden for så at miste nogle gode muligheder på grund af dårlig planlægning.

Du kan vinde meget ved at tilrettelægge dit privatliv, så du nogle gange også arbejder på de skæve tidspunkter.

Tit er det udenfor almindelig arbejdstid, vi kan lægge nogle ekstra timer ind, for at alle ender kan mødes. Andre gange bliver du måske inviteret til arrangementer eller bestilt til opgaver om aftenen. Nogle opgaver og muligheder kommer med kort varsel. Og din chance kan være, at du er den, der kan komme. Måske til en opgave, du ellers skulle bruge tre år mere for at arbejde dig henimod. Tit er det også udenfor almindelig arbejdstid, både de organiserede netværksmøder og de mere uformelle netværksmiddage ligger. Fordi det netop er udenfor kunde-tid. Derfor kan det blive meget dyrt for dit firma, hvis det altid er et problem for dig at arbejde efter klokken 16.00. Hvorfor jeg også fortalte så grundigt i kapitel 1 om værdien af, at din familie bakker dig op.

Nogle gange kan du redde dig selv en række fordele ved at være tilgængelig. Eller du kan nå at løse nogle problemer, før de griber om sig, og det er netop derfor, at tilgængelighed er vigtig.

Når du først har opbygget et navn, er der flere ting, du kan tillade dig. Til den tid vil du formentlig også få radikalt flere spændende tilbud og derfor være noget mindre afhængig af at kunne slå til, når noget byder sig.

Men ingen tilbud kommer gratis. De kommer altid efter, at du selv har lavet en eller anden form for indledende arbejde. Selv hvis tilbuddene kommer på anbefalinger, er det anbefalinger, du har arbejdet for at få.

Nogle gange er jeg sikker på, at en af grundene til, at jeg får en opgave, er, at jeg vender tilbage hurtigt, holder kunden på sporet, viser overblik og eventuelt kan sælge opgaven ind på, at jeg kan være færdig på en uge eller to. Især kan det være fristende for en kunde, der er på vej på ferie, at vide, at jeg kan have hjemmesideteksten færdig, når ferien er slut. Selv om han egentlig havde tænkt sig at skrive den selv.

Alene tanken om et langt produktionsforløb kan være grunden til, at kunden ikke går ind i et samarbejde. Og enten løser opgaven selv eller får en anden knap så specialiseret leverandør til at løse den. Fordi han ikke magter at holde styr på flere leverandører. Det med at holde ro på fundamentet gælder jo også for vores kunder.

 

Fjern dine tidsrøvere

Hvis du har svært ved at finde buffertid nok og altid døjer med at være lidt bagud med det hele, så lav en liste over, hvad du bruger din tid på i løbet af en uge. Og noter benhårdt, hvad du får ud af aktiviteterne. Jeg nægter at tro på, at alle opgaver er så vigtige, at de i værste fald er værd at miste en kunde for.

Et sted, hvor mange ofte bruger flere timer om ugen – uden at forholde sig til udbyttet – er i bilen. Et mantra har længe lydt: ”Det er altid godt lige at mødes”. Ja, måske. Hvis tid er gratis, men det er tid ikke. Og meget af det, folk mødes for, kan sagtens drøftes i telefonen eller via skype i stedet for. Eller måske kan I mødes en time før til et netværksarrangement, eller du kan få de andre til at komme på dit kontor. (Deres tid. Deres valg).

Gennemgå mængden af de nyhedsbreve, du får. Udover at du bruger tid på at læse dem, påvirker de også dit fokus, fordi de inspirerer dig til at gå i gang med noget nyt (som du ikke nødvendigvis skal gå i gang med lige nu). Overvej nøje: Hvilke nyhedsbreve giver dig noget reel viden, du kan bruge til noget nu? Hvilke afsendere sætter aktiviteter i gang, du bare ikke vil leve uden? Er der konkurrenter, du vil holde øje med af strategiske grunde? Og ud med resten.

På den måde får du også mere ud af de nyhedsbreve, du følger. Fordi du ikke skal forholde dig til, om skribenterne A og B er uenige eller ej. Ved at du fokuserer på nogle få, har du også indsnævret feltet af gode ideer, du skal bruge dit fokus på, og antallet af rådgivere, du måske skal overveje at bruge engang fremover eller tage på kursus hos.

Nogle gange er gode ideer bare støj.

”Jo mere man ved, jo sværere er det at træffe beslutninger. Jo grundigere man informeres, jo flere nuancer begynder man at se. Man forstår at intet er så klart og enkelt som man umiddelbart skulle tro. Viden lammer een. ”

Steen (i Steen og Stoffer af Bill Waterson)

 

Hvis du i en periode har for meget om ørerne, så skriv ned, hvad du har travlt med. Skriv alle delopgaverne ned, og noter, hvor længe de kan vente med at blive løst. Lav herefter en prioritering:

• Hvornår skal du lave hvad?
  
  
• Er der noget, du kan betale andre for at lave for dig?
  
  
• Er der noget, der skal fjernes fra to-do-listen og smides hen til gode ideer en anden gang?

 

Du kan blive endnu mere effektiv. Derfor skal du nu møde en ekspert i effektivitet og planlægning.

”Mange forskellige opgaver og overspringshandlinger gør dig ineffektiv”

Sådan lyder det fra ekspert i effektivitet og planlægning Trine Kolding, der hjælper virksomheder med at være mere effektive.

Hun fremhæver, at mængden af overspringshandlinger og mange forskelligartede opgaver gør os ineffektive. Blandt andet derfor skal vi være varsomme med, hvor mange kasketter vi har på i virksomheden.

”Hvis du skal lave mange forskellige opgaver, så sørg for at bundte dem, så du laver flere opgaver af samme slags eller i samme kategori ad gangen. Endnu bedre kan du uddelegere nogle af opgaverne. Alt for mange selvstændige tænker ikke, at deres egen tid har en økonomisk værdi, og de har en forestilling om, at de altid skal arbejde meget. Derfor bruger de unødigt meget tid på projekter, de ikke ville lave, hvis de var bevidste om, hvad deres egen tid kostede. Jeg regnede ud for mange år siden, at jeg kunne købe min revisor 10 gange for værdien af den tid, jeg selv skulle bruge på at lave mit regnskab. Hertil kommer, at jeg også selv ville lave mange fejl i regnskab, selv om jeg er økonomiuddannet,” fortæller hun.

Trine Kolding nævner også netværk og hjemmearbejdspladser som klassiske tidsrøvere.

”Især kvinder kommer let til at lave alt muligt andet, når de arbejder derhjemme. Hvis vi arbejder hjemme, er det et godt trick at starte dagen med at lukke alle dørene, så vi ikke bliver forstyrret af at se på noget privat. Eventuelt noget, der roder. Og at sørge for at have et kontor, hvor vi kun er, når vi arbejder. Nogle har brug for en halv time om morgenen til at ordne noget praktisk. Det kan man også, men så er det vigtigt, at man har det som en fast rutine, man har tilrettelagt dagen efter, så man ikke skal tage stilling til det hver morgen,” fortæller hun.

Effektivitetsekspertens yndlingsaversion i forhold til tidsrøvere er netværk.

For at vi får mest muligt ud af at bruge vores tid på netværk, anbefaler hun, at vi sætter et succeskriterie for, hvad vi har brug for i netværket. Og at vi samtidig er bevidste om, hvorvidt vi opnår netop det, og sætter en tidsbegrænsning på, hvor længe vi skal være i netværket, eller hvornår vi igen skal tage stilling til, om vi skal fortsætte i det.

”Det er dejligt at give, men du skal også have noget tilbage. Og tit er det bedre for dig at bruge en mentor, der kun har sit fokus på dig og din virksomhed. Når folk inviterer på kaffe, kan du også sagtens bede dem om at skrive en kort mail om formålet med mødet, og hvilken rolle du eventuelt er tiltænkt i et projekt. Det gør jeg selv, og det interessante er, at jeg indimellem oplever, at de ikke vender tilbage. Og så var det jo godt, at vi ikke brugte tid på mødet,” fortsætter Trine Kolding.

Læs mere i kapitel 6 om, hvordan du vælger det rette netværk.

Ifølge effektivitetseksperten kunne mange selvstændige også optimere deres tid og dermed deres forretning og mulighed for at tjene mange penge ved at være mere bevidste om deres mål og deres profil.

”Når vi sætter kursen selv, bliver vi ikke fristet af tilbud om, hvad vi også kunne gøre. Og hvis vi griber alle muligheder og lader os styre af andres ideer, kan vi dels udvande vores profil, dels går tiden med de nye projekter eller ideer fra at opbygge vores egen kerne. Jeg ser også mange eksempler på perfektionistiske selvstændige, der bruger meget tid på at udvikle bunker af koncepter og andre tiltag, før de ved, om kunderne overhovedet er interesseret i konceptet. Hvis vi går i gang med noget helt nyt, er det en god ide at indlede med at have en føler ude eller måske at vente med nogle af detaljerne, til vi har solgt varen, ” siger hun.

Tre hurtige råd lyder:

• Løs alle opgaver, du kan løse på to til fem minutter, med det samme
  
  
• Sæt remindere ind i kalenderen med de faste tilbagevendende opgaver, så du fritager hjernen for at huske på det
  
  
• Brug faste skabeloner for alle de opgaver, du gentager

 

”You don´t need more time. You just need to decide.”

Seth Godin, amerikansk iværksætter og forfatter

Når store opgaver blokerer kalenderen

For at nå flest mulige opgaver på kortest mulig tid skal du være opmærksom på, hvornår du lægger de forskellige opgaver ind i kalenderen. Du skal altid være varsom med dine store tidslommer, for de er kostbare. Her har du plads til at gøre en større opgave eller delopgave helt færdig. Og jo større del af en opgave du kan løse ad gangen, jo mere effektivt arbejder du. De mindre opgaver kan du altid lægge ind i en mindre tidslomme. Især hvis ingen andre er afhængige af, hvornår du løser opgaven.

Men nogle gange er en opgave så stor, at den kommer til at blokere for en masse andre opgaver eller muligheder, hvis vi trækker stikket (både mail og telefon) i de perioder. Eller hvis vi over en længere periode ikke har tid til at lave et tilbud eller komme til et afgørende møde.

Derfor skal du være opmærksom på, hvordan du får lagt de store opgaver i din kalender, så de ikke kommer til at blokere for andre muligheder.

Hvis det er projekter, der kræver, at du sidder ude ved kunden eller er med på en produktion eller lignende, er der nok ikke så meget, du kan gøre ved selve arbejdstiden. Men du kan som minimum sørge for at besvare mails om aftenen og forsøge at ringe tilbage på indgående opkald, før eller efter du møder ind hos kunden. Selv om du ikke får fat på andet end en telefonsvarer, viser dit opkald trods alt, at du har gjort forsøget.

Men tit er disse projekter eller dele af dem fleksible projekter. Altså opgaver, hvor du kan løse en del af dit arbejde på et tidspunkt, du selv vælger. Og her er der ikke nogen grund til, at opgaverne skal være stopklods på en masse andet. En skrive-, kode- eller klippeopgave eller lignende på 30 eller 100 timer kan blokere rigtig længe for alle mulige andre opgaver, hvis vi løser den i løbet af en almindelig arbejdsdag. Og hvis vi kun løser den, når vi har to timer her eller fem timer der, er problemet tredobbelt: Kunden kommer til at vente lang tid på sin opgave, du når aldrig rigtig at fordybe dig i opgaven, hvorfor den tager længere end nødvendigt, og samtidig fylder den så meget, at du får svært ved at være til stede for andre kunder eller samarbejdspartnere.

Derfor skal du fokusere på, hvordan du kan samle nogle store tidslommer, hvor du kommer langt med den store opgave, og så du samtidig kan holde din firmagryde med mails og telefonopkald i kog. Hvis du vil løse den store opgave eller dele af den i almindelig arbejdstid, kan du tage nogle koncentrerede dage, hvor du holder mailen og telefonen slukket det meste af tiden. Du kan tjekke mail og telefon om morgenen, og før du går hjem, og kun løse de vigtigste ikkeplanlagte opgaver.

Men hvis du arbejder på den måde flere dage i træk, kommer du hurtigt bagud med dine øvrige opgaver og er heller ikke tilgængelig for kunder og samarbejdspartnere. Derfor er det mere skånsomt for dit firma, at du finder nogle gode, store blokke af tid eventuelt udenfor almindelig arbejdstid, hvor du kommer til bunds i opgaven. Ja, så ryger der noget fritid. Men hvis du har sørget for at sælge dig selv dyrt nok, kan du jo uddelegere en masse af det praktiske arbejde derhjemme. Det, du sikkert ville bruge din fritid på, hvis du ikke havde opgaven. Og hvis du kan hive 20-30.000 kroner ind på en weekend, så giver det en masse muligheder. Både for din virksomhed og for din familie. Og samtidig sætter din kunde pris på den hurtige levering.

Husk, det er de første opgaver, du løser, der finansierer firmaets udgifter. Og de sidste, du kan hæve løn af.

Jo flere penge du tjener, jo mere kan du uddelegere. Både privat og i firmaet. Og jo mere kan du koncentrere dig om dit kerneprodukt, så du bliver endnu dygtigere til det, og så du kan sætte dine priser yderligere op. Det her er indbegrebet af den gode pengecirkel. Så hvorfor takke nej for i stedet at lave praktisk arbejde derhjemme?

Selv undrer jeg mig over, hvor få selvstændige, jeg kender, der har privat rengøringshjælp. Det er en af de basisopgaver, der er nemmest at uddelegere. Tænk, at det er en god forretning at slippe for at gøre rent. What is not to like?

Fik du ikke læst kapitel 4? Så finder du det her.