Konsulentkompasset – vækst med vilje

Kapitel 4
Som direktør har du ansvaret for alt. Tag det

Du oplever sikkert også, at alle opgaver lander samtidigt. Med simpel planlægning behøver du ikke takke nej til nogen af dem. Glæd dig også til at læse, hvordan du sikrer dig selv økonomisk med en enkelt tekst, du kun skal skrive én gang.

Uanset om du har ansatte eller ej, er du direktøren, og derfor peger alle pile på dig.

Selv har jeg det stramt med det, når soloselvstændige omtaler sig selv som direktør eller CEO. Ikke fordi jeg har problemer med folk, der praler (snarere tværtimod, så længe det bygger på konkrete resultater). Men de fleste forbinder de to titler med at have ansatte, og det koster på troværdigheden, når kunder og netværk ikke møder det hos os, som de forventer.

Det ændrer ikke ved, at du er ansvarlig for det hele. For selv om du uddelegerer en række opgaver til andre konsulenter, vender de alle tilbage til dig undervejs. Det er også dit ansvar at vælge de bedste konsulenter og beslutte, hvornår du vil skifte dem ud.

Derfor skal du tage din direktørrolle alvorligt. Og den rolle er så stor, at du nu får 2 kapitler om emnet. I første omgang ser vi på de interne opgaver.

For eksemplets skyld liner jeg lige nogle af de vigtigste opgaver op her:

• Strategi
  
  
• Markedsføring
  
  
• Salg
  
  
• Bogføring
  
  
• Revision
  
  
• Jura
  
  
• Bankaftaler
  
  
• IT
  
  
• Administration.

 

Hertil kommer en række ekstra opgaver, hvis du har ansatte.

Har du også hørt om ”de der hjemmesideprojekter”?

De første 3 punkter på listen har jeg selv førstehåndserfaring med. Og alene her er der mange spørgsmål at tage stilling til og evaluere løbende.

Især ift. markedsføringen oplever jeg tit, at projekterne trækker unødigt i langdrag. Formentlig fordi virksomhedsejeren skal træffe svære beslutninger undervejs og ikke har kalkuleret med buffertid nok. En anden grund er, at bureauet ikke har planlagt det samlede projekt godt nok.

Det er ærgerligt. For udover de konsekvenser, det har for markedsføringen og salget, er der et loft for, hvor mange projekter vi kan være projektledere på ad gangen – i hvert fald når vi vil arbejde effektivt. Og det vil vi jo.

Når projekter trækker i langdrag, udskyder det resultaterne. Det udskyder også tidspunktet, hvor vi kan begynde at evaluere, forbedre – og sætte andre projekter i gang.

Derfor skal du som direktør tage stilling til, hvor mange projekter du kan have ad gangen. Også selv om andre løser opgaverne for dig. Uanset om vi taler interne projekter eller projekter for kunder.

Det ser vi på nu.

Hvor mange interne projekter har du båndbredde til?

Som du sikkert ved, er der forskel på at arbejde i din virksomhed og på din virksomhed.

Her ser jeg 2 yderpunkter:

• Ikke at fokusere på forretningsudvikling, markedsføring, salg og netværkspleje i travle perioder, med risiko for at kalenderen pludselig bliver tom, og kolde og halvkolde kontakter skal aktiveres fra bunden af.
  
  
• At have gang i så mange spændende projekter, at de trækker ud og måske aldrig bliver færdige (= uanede timer og penge uden noget resultat overhovedet).

 

Og selv om jeg bakker op om konsulenters drive og virketrang, bakker jeg endnu mere op om, at vi kun sætter de projekter i gang, der bliver færdige. Herefter kan de komme ud at arbejde – og tjene penge – og vi kan evaluere og optimere dem løbende og gå i gang med nye indbringende projekter.

Selv hvis problemet er, at webudvikler, grafiker eller tekstforfatter er ustruktureret (eller uprofessionel, om du vil), kan du fremskynde processen ved at give hurtig feedback m.m. undervejs. Så undgår du selv at blive en stopklods.

Og ditto med andre eksterne projekter.

At det er en urimelig måde at samarbejde på, er en anden ting. Men på den måde kan du få dit projekt færdigt.

Derfor skal du vurdere benhårdt, hvor mange interne projekter du kan have ad gangen.

Andre eksempler på projekter er at

• vælge forskellige systemer eller samarbejdspartnere og tage stilling til, hvornår du skal skifte dem ud
  
  
• researche og implementere ny lovgivning
  
  
• håndtere ting, der driller.

 

Alene indenfor markedsføring kan du vælge, om dit næste projekt skal være at

• få en ny hjemmeside
  
  
• få designet et nyt logo
  
  
• få lavet nye billeder
  
  
• skrive en bog
  
  
• påbegynde blog/nyhedsbrev/LinkedIn-nyhedsbrev
  
  
• være på flere sociale medier.

 

For eksemplets skyld gennemgår jeg lige en af de mindre opgaver som at forbedre popup’en på hjemmesiden:

• Definere problem og komme med løsningsforslag
  
  
• Ændre popup
  
  
• Vurdere, om ændret popup kræver, at du skal ændre i de efterfølgende mails
  
  
• Vurdere, om ny popup fungerer bedre
  
  
• Evt. starte forfra.

Mange interne projekter = lang arbejdsuge

Og selv om du hyrer en ekstern til såvel rådgivning som eksekvering, skal du træffe beslutningen. Og er jeg selv den rådgiver, har jeg brug for at stille dig flere spørgsmål, før jeg kan komme med mine bud på en løsning.

Derfor bliver selv de mindre opgaver hurtigt krævende.

Det er en af grundene til, at du vinder så meget ved at få al markedsføring lavet professionelt fra start og uddelegere mange af opgaverne.

De interne projekter er tit den primære grund til, at selvstændige arbejder mere end de 37 timer om ugen, som vi regnede priseksemplerne ud fra. At mange ikke har ambitioner om at komme ned på 37 timer, er en anden ting.

Så vil du arbejde mindre end i dag – eller fokusere mere på de opgaver, du er god til – kan du glæde dig til kapitel 6. Her møder du Mette Will, kvinden bag konferencesucceserne Linked Summit og Email Summit. Hun arrangerer begge konferencer stort set uden ansatte, fordi hun uddelegerer.

Hvor mange kundeprojekter kan du tage ind?

Her er dilemmaet:

• Tager du for mange opgaver ind, får kunderne en dårligere service og en dårligere løsning. Uanset om de selv opdager, at problemerne kan føres tilbage til din kalender, eller de tror, du er ustruktureret, eller du ikke kan løse opgaven bedre.
  
  
• Afviser du opgaver, afviser du penge og får ikke det fulde udbytte af den markedsførings-, salgs- og netværksinvestering, der har fået kunderne til at kontakte dig. Og du mister alt det mersalg, du kunne have lavet efterfølgende.

 

Selv har jeg besluttet, at min kalender ikke skal forårsage, at jeg mister en kunde, hvis vi i øvrigt er et godt match. Netop jf. regnestykket om, hvor meget jeg allerede har arbejdet for at få kunderne til at kontakte mig.

Det løser jeg på 3 måder:

• Jeg er stort set aldrig bagud, fordi jeg tilstræber at løse alle kundeopgaver med det samme. Derfor er min kalender som regel fleksibel for nye kunder.
  
  
• Mit eget fundament er i orden. Derfor kan jeg løse interne projekter, når jeg har tid, og give kunderne fuld prioritet, når de har opgaver til mig.
  
  
• Skulle min kalender blive et problem, tænder jeg computeren i weekenden, selv om jeg som udgangspunkt holder fri her.
  For er opgaven så stor, at jeg ikke kan nå den i løbet af rimelig tid i hverdagene, er der mange penge i den. Og jeg arbejder gerne i weekenden, hvis det kan indbringe 25-30.000 kroner ekstra + mersalg.

Gør fundamentet klar til succes og vækst

Et af de første projekter, du skal tage stilling til, når du etablerer dit firma, er selve fundamentet. Og de færreste er grundige nok her, fordi de er så engagerede efter at komme i gang. Derfor driver mange deres virksomhed for tilfældigt i flere år og opnår ikke de resultater og den frihed, de kunne have opnået. Succes til trods.

Derfor gennemgår jeg fundamentet her.

Først det mest basale:

• Forretningsstrategi og markedsføringsstrategi
  
  
• Basismarkedsføring
  
  
• Kontor, firmaadresse
  
  
• Gode, faste samarbejdspartnere.

 

Og vil du stå stærkere, kan du supplere med

• mere avanceret markedsføring
  
  
• flere samarbejdspartnere
  
  
• webshop
  
  
• software og andre systemer og procedurer
  
  
• bestyrelse eller advisory board.

 

Systemer og procedurer kan være alt, der gavner din virksomhed.

Eksempelvis

• en onlinekalender, hvor kunder og samarbejdspartnere kan booke tider
  
  
• en oversigt over, hvilket software du bruger til hvilke opgaver, så du hurtigt kan overskue, om du skal opsige nogle af abonnementerne
  
  
• retningslinjer for dine opgaver – eksempelvis måden, du sender tilbud på, fakturerer kunderne eller betaler regninger
  
  
• regler, der sikrer, at e-mails fra bestemte mailadresser lander i bestemte mapper, så du ikke bliver forstyrret – eksempelvis nyhedsbreve i én mappe og mails fra det offentlige i en anden
  
  
• en tavle med faste procedurer, aktuelle ideer eller mål
  
  
• en liste med personer, firmaer eller systemer, du anbefaler til andre, så du altid har overblikket, når netværk og kunder spørger
  
  
• en aftale med revisoren om ikke at sende mails i weekenden.

 

Jo stærkere et fundament du har, jo lettere får du ved at drive din virksomhed. For fundamentet gør, at du ser professionel ud og kan arbejde struktureret både for dine kunder og dig selv.

Suppler fundamentet med én opgave ad gangen, så resultatet bliver gennemtænkt og professionelt. Og genbrug så meget som muligt.

Eksempelvis har jeg løbende genbrugt og optimeret udgivelses- og markedsføringsstrategien fra tidligere bøger. Derfor har jeg arbejdet supereffektivt med den her bog, hvilket har gjort resultatet bedre, fordi jeg har haft båndbredden til at få flere ideer.

Stå stærkt juridisk og etisk

Vi skal også forbi forretningsbetingelserne, for transparens sikrer tilfredse kunder. Og som konsulenter kan vi sætte store aftryk i kundernes virksomhed og nogle gange også i deres privatliv. På den gode og den dårlige måde. Derfor er det vigtigt, at de ved, hvad de går ind til.

Samtidig viser dine forretningsbetingelser, at du er professionel og erfaren, og du står langt stærkere, hvis noget ikke går som planlagt.

Gør du dig umage her, arbejder forretningsbetingelserne for dig fremover, hver gang du får en ny kunde. Og du kan nøjes med at justere dem, når du ændrer noget i din virksomhed.

Tit er det mere værd at have gennemarbejdede forretningsbetingelser end en timepris på 100 kroner fra eller til. Men kunderne fokuserer mere på prisen. Derfor kan du hurtigt lægge nogle profitable parametre ind i dine forretningsbetingelser, som dine kunder ikke protesterer imod.

Især i konsulentvirksomheder er det vigtigt at definere, hvad arbejdstiden indebærer, for den er dyr. Alene det at læse og skrive mails i løbet af større projekter kan hurtigt løbe op i adskillige timer. Uanset om kunderne betaler for tiden, eller du gør.

Kører du gratis i bil?

En af de måder mange konsulenter kan tjene flere penge, er ved at sætte pris på transport. For selv hvis du fakturerer kørslen efter statens takst, har du stadig ikke tjent noget på din tid, og det er den dyre del. Så medmindre du tjener mange penge i kølvandet på møder hos kunderne, ville jeg fakturere transporttiden til halv eller fuld timetakst.

Herudover er nogle af de vigtigste stikord til forretningsbetingelserne

• betaling
  
  
• ansvar
  
  
• aflysninger
  
  
• muligheder for at opsige kontrakten.

 

Du kan sikre din økonomi – og undgå konflikter – ved at præcisere, om det er muligt at aflyse møder, kurser, workshops og udviklingsforløb, og hvad det i givet fald koster. Ellers risikerer du at miste store beløb, du havde kalkuleret med, ligesom du måske har sagt nej til andre kunder de dage.

Det er især vigtigt, at du skriver i kundens sprog i dine forretningsbetingelser, så du undgår misforståelser. For du kan sagtens have juridisk ret og stadig have en utilfreds kunde.

Gentænk det en ekstra gang, hver gang du overvejer noget, der er en ulempe for kunderne og en fordel for dig. Hvilke konsekvenser har det for kunderne, og hvor stor en fordel er det for dig?

For vi mister kunder på detaljer. Også selv om de ikke siger det. Derfor er det vigtigt, at du tager stilling til, hvad du vil risikere at miste kunder på.

Indfør en politik for goodwill og strategisk gratis

Har du en politik for service og goodwill, kan du gøre kunderne opmærksomme på det, når de får mere, end de betaler for.

Det kunne være at

• forlænge løbetiden på klippekort eller abonnementer
  
  
• levere hurtigt, når kunderne har fået et akut problem, uden at tage ekstra for det
  
  
• løse flere opgaver end aftalt til den faste pris
  
  
• tilbyde bonustimer
  
  
• give mere mængderabat, end kunderne er berettiget til.

 

Gør op med dig selv, hvad der skal til for at udvide servicen, så du ikke skal forhandle med dig selv løbende. Det er selvfølgelig særlig vigtigt med en fast strategi her, hvis du har ansatte.

Et er god service over for eksisterende kunder. Et andet er at være gratis strategisk. Og her er mere at komme efter for mange konsulenter.

Selv om jeg i mange år har været kendt for mit fokus på, at konsulenter skal tage sig ordentligt betalt, kan strategisk gratis være en god forretning. Men du skal selvfølgelig lave analysen for, hvad noget kræver af dig, og hvilket udbytte du kan opnå.

Ofte bliver konsulenter spurgt, om vi vil holde et gratis oplæg. Er målgruppen et godt match, og markedsføringen topprofessionel, kan et sådant tilbud være en god forretning. Især når vi taler om konferencer og lignende, hvor deltagerne betaler for at høre dig, for så er de dedikerede.

Men jeg vil stille spørgsmål ved dit udbytte kontra tidsforbrug, når scenen er mindre netværksgrupper. Især hvis de primært mødes med andet formål end at blive klogere på dit speciale. Medmindre du selv er en del af netværket. For her når markedsføringen sjældent udover selve netværksgruppen.

Du kan også være gratis strategisk, når du markedsfører en ny ydelse. Her kan du enten

• holde en konkurrence, hvor én vinder ydelsen
  
  
• tilbyde ydelsen gratis (evt. i en mindre udgave) for udvalgte af dine idealkunder, mod at du kan bruge resultaterne i din markedsføring
  
  
• bruge ydelsen som bonus ifm. køb af noget andet, alt efter prisniveauet.

Betalt, kontinuerlig rådgivning er vigtigt for din vækst

Også i små virksomheder er det vigtigt med eksterne rådgivere. For ligesom dine kunder har du brug for nye vinkler og ideer og nogle til at udfordre dig. Og nogle gange kan en enkelt times rådgivning hos en specialist både spare dig for mange timers research og sikre, at du vælger den bedste løsning første gang.

Inden for mit eget område hører jeg en række hurtige konklusioner, som jeg kan stille mange spørgsmål ved. Selv når jeg taler med erfarne konsulenter og indehavere af større konsulentvirksomheder. Og jeg har ingen grund til at tro, at der er færre hurtige konklusioner om andre emner.

De konklusioner, jeg hører, er bl.a.:

”Hjemmesiden/nyhedsbreve virker ikke i vores branche.”
”Vi kan ikke snævre målgruppen ind.”
”Den branche betaler jo aldrig fuld pris.”

Når de hurtige konklusioner kommer fra mine kunder, udfordrer jeg dem selvfølgelig. Men ofte kommer konklusionerne fra andre konsulenter til netværksarrangementer eller i telefonsamtaler med andet formål. Og her er jeg i et dilemma.

For det virker, som om de er kommet frem til konklusionerne uden at have fået professionel rådgivning. Her er situationen ikke til dybere forretningsstrategi. Og hvis jeg spurgte, om de ville høre, hvad jeg tænkte, er risikoen, at de kun takker ja, fordi de er høflige eller nysgerrige i stedet for interesserede.

Betaling = reel interesse

Når jeg rådgiver mine kunder, viser de med betalingen, at de er reelt interesserede i at blive udfordret, og jeg kender min rolle. Det er især vigtigt, når jeg skal spørge ind til noget problematisk. Derfor rykker betalt sparring med helt andre længder end netværkssparring.

Herudover skal jeg tit stille en række spørgsmål, før jeg kan rådgive, så jeg undgår at svare med samme hurtige konklusioner, som jeg advarer imod. Og endelig opstår konflikter, når man giver råd uden at være blevet spurgt.

Tænker, at mange andre konsulenter tit står i lignende situationer. Især revisorer og advokater.

Du får lige et par eksempler på flere af de spørgsmål, jeg ofte stiller mine kunder.

”Hvad er målet med projektet?” +”Kan du nå det mål billigere og mere effektivt?”

”Har du ringet til kunder og tidligere kunder for nylig?”

”Har du allerede materiale, vi kan bruge til en freebie?”
Har du det, kan vi gøre freebie’en færdig og markedsføre den med en popup – og måske køre onlineannoncer på den.

”Er du aktiv på LinkedIn?”
Hvis ja, er der sikkert nogle opvarmede connections, vi kan kontakte direkte eller via annoncer. Hvis nej, er det en god ide at styrke indsatsen her.

”Får din hjemmeside telefonen til at ringe?”
Hvis nej, er der to muligheder:

1. Der er for lidt trafik. Det kan vi ændre med SEO, annoncer eller anden aktivitet.

2. Er der allerede en del trafik, uden at nogen kontakter dig, vil salget formentlig ikke stige, selv om vi skaffer trafikken. Her anbefaler jeg, at vi gennemgår hele hjemmesiden for ”stopklodser” på kunderejsen og fjerner dem – før vi sender mere trafik til siden.

 

Uden spørgsmål er der stor risiko for forkerte konklusioner. Så vil du undgå det og i stedet følge en gennemarbejdet strategi tilpasset din virksomhed, har du brug for rådgivning. Uanset om der er tale om markedsføring, økonomi, jura eller andet.

Er virksomheden klar til en bestyrelse?

Martin Søvsø, administrerende direktør, StraBI® Consult ApS, har undersøgt 50 danske rådgivervirksomheder med 5-15 årsværk. Han regnede ud, hvornår de nåede break-even ved at etablere en professionel bestyrelse i stedet for at have en intern bestyrelse, en familiebestyrelse eller ikke at have en bestyrelse.

Han siger på baggrund af undersøgelsen:

”Som selvstændig har du vildt meget frihed” 

Siges både i skåltalerne, og når lønmodtagere kigger misundeligt på os … de der uger, der slutter med et ryddet skrivebord, en god netværksfrokost og en lang, uforstyrret weekend.

Selv om jeg bliver lidt træt, når nogle selvstændige fortæller, at de har ”nydt hvert minut”, har vi mange privilegier. For mig er det uvurderligt, at jeg kun yderst sjældent arbejder, når jeg hellere vil lave noget andet. (Men jeg har da nogle trælse opgaver, jeg ikke kan uddelegere).

Og jeg tror ikke, at lønmodtagere kan forestille sig, hvad det kræver at opnå den frihed – og bevare den. Alene det faktum, at alt det fede har det med at lande på samme tid – og det knap så fede ligesådan.

Det er anstrengende, når store opgaver, der næsten var sikre, bliver droppet i sidste øjeblik, eller når telefonen ikke ringer. Især fordi vi har en tendens til at tro, at alt varer ved.

Det er et kæmpe pres.

Har du været selvstændig længe, ved du sikkert, at det er en del af gamet, og kan bruge tiden på nogle af de ideer, du ikke plejer at nå. Selv samler jeg løbende links m.m., så jeg altid har et idekatalog, når jeg har tid i overskud. Måske kan nogle af dine ideer generere opgaver på den korte bane.

Her ser jeg to tendenser:

At knokle eller gå i stå. Begge dele er uheldige. For er du en af dem, der knokler dig ud af kriser, har du virkelig potentialet for at knokle dig træt nu. Og måske tænker du ikke, at du kan tillade dig at holde fri, før du får lukket nogle salg. Men det er ikke hensigtsmæssigt, for det kan du ikke blive ved med at holde til.

Går du i stedet i stå, så gør evt. 1 af 3

• Gå i gang med dine mest simple rutineopgaver, eller ryd op. Måske får du en god ide.
  
  
• Hyr en rådgiver, businesscoach eller mentor, der kan sparke dig i gang.
  
  
• Hold fri.

 

Det vigtigste er, at du ikke går i panik. For en af de mest effektive veje til succes er at have is i maven de dårlige dage. Hvis det vender i løbet af få uger eller måneder, er det for ærgerligt at have givet panikrabatter eller accepteret dårlige kontrakter.

Det er ikke ualmindeligt at nå store succeser i kølvandet på det, der opleves som en fiasko.

Glæd dig til næste kapitel, hvor jeg gennemgår strategier for vækst og mersalg. Nogle af dem kan du også bruge – selv om dit udgangspunkt ikke er at vækste, men at komme tilbage på sporet.

Gået i stå midt i travlheden?

Det kan også være, at du mister motivationen, selv om du har nok at lave. Er det tilfældet, så spørg dig selv, om du løser de opgaver, du helst vil løse – for de rigtige kunder.

Måske er det tid til at sadle om eller justere konceptet.
Måske er du træt, fordi du ikke uddelegerer opgaver nok, eller fordi din løn ikke svarer til din indsats?
Måske trænger du til ferie. Helt ferie – uden computer.

Kan du ikke finde grunden til, at din motivation mangler, kan du gøre noget andet.

• Giv dig selv en ”deltidsferie”, hvor du udskyder de opgaver, du ikke har lyst til at løse, medmindre de er forretningskritiske.
  
  
• Lav en liste over aktiviteter, du gerne vil lave, og implementer dem i din dagligdag. Skeln ikke mellem, om aktiviteterne er erhverv eller private.
  
  
• Overvej, om det er tid til efteruddannelse.

 

Hvis du ikke får vendt udviklingen i løbet af få måneder, så book sparring udefra. For som konsulent er du dit firma. Så er du demotiveret over længere tid, er firmaet i fare. Det skal du selvfølgelig undgå.

Husk at forebygge, så du bevarer drivet:

Som selvstændig har du også ansvaret for at give dig selv fri. Uanset om fri betyder at takke nej til en opgave – eller at udskyde den. Derfor er det vigtigt, at du laver nogle regler for dig selv, så det bliver ved med at være attraktivt at være selvstændig.

Som nævnt arbejder jeg selv ikke i weekenden. En regel, jeg brød, mens jeg skrev den her e-bog, og jeg fandt hurtigt ud af, hvorfor jeg har reglen. Min computer kan heller ikke komme med på ferie, og jeg lader min telefonsvarer tage opkaldet, hvis telefonen ringer ubelejligt.